Помощник генерального директора

Москва, Балтийская улица, 8

Метро: Сокол

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности генерального директора организации;
прием и проработка поступающей на рассмотрение генерального директора корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
ведение делопроизводства;
прием и проработка документов и личных заявлений на подпись генерального директора;
подготовка документов и материалов, необходимых для работы генерального директора;
контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых генеральному директору на подпись, качественное их редактирование;
организация проведения телефонных переговоров генерального директора, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания;
обобщение и проверка информации, полученной по приемно-переговорным устройствам, в том числе по СЭД, электронной почте и иным каналам связи, и своевременное доведение ее до сведения генерального директора;
составление писем, приказов, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем;
подготовка заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;
осуществление контроля за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений генерального директора, взятых на контроль;
ведение реестра документов в электронном виде, поступивших на исполнение в структурные подразделения с целью контроля своевременного рассмотрения и исполнения;
обеспечение рабочего места генерального директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;
подготовка по указанию генерального директора служебных материалов, необходимых для его работы, или ввод текущей информации в банк данных;
организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения обращений работников организации;
организация командировок, деловых поездок генерального директора (бронирование билетов, гостиниц);
формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности, сдача в установленные сроки в архив;
участие в подготовке информационных материалов о деятельности организации;
подготовка предложений об изменении действующих или отмене утративших силу приказов, изданных в организации;
анализ документов на соответствие законодательству, выявление и оценка рисков.