Секретарь, офис-менеджер

В производственную компанию, занимающуюся изготовлением металлоконструкций и расположенную в Набережных Челнах, требуется секретарь.

Основная цель должности — обеспечивать организационную и исполнительскую поддержку руководителя: своевременно фиксировать договоренности, оформлять и актуализировать задачи, готовить информацию к рабочим встречам и помогать в организации текущей работы по проектам.

Обязанности

1. Координация проектов и контроль задач

• Ведение и актуализация задач в Битрикс24.
• Контроль сроков выполнения задач и следующих действий по проектам.
• Проверка результатов выполнения задач, выявление незавершенных вопросов.
• Своевременное информирование руководителя об отклонениях, рисках и вопросах, требующих его решения.

2. Организация работы с руководителем

• Подготовка к рабочим встречам: сбор информации, формирование повестки и перечня вопросов.
• Ведение протоколов встреч, фиксация договоренностей, ответственных и сроков.
• Постановка задач по итогам встреч и контроль их исполнения.

3. Аналитическая и отчетная поддержка

• Сбор и систематизация информации по проектам.
• Подготовка сводных таблиц, отчетов и презентаций.
• Отслеживание изменений в ходе проектов, выявление отклонений от планов.
• Подготовка аналитических выводов на основе собранных данных.

4. Поддержка рабочих процессов

• Выполнение организационных поручений руководителя.
• Взаимодействие с руководителями подразделений и участниками проектов.
• Поддержание порядка в задачах, сроках и проектной документации.
• Участие в улучшении рабочих процессов и внедрении простых инструментов автоматизации.

Требования

• Уверенное владение компьютером, MS Excel и офисными программами.
• Грамотная устная и письменная речь, умение четко фиксировать договоренности.
• Организованность, исполнительность, дисциплина и внимание к деталям.
• Умение планировать работу, расставлять приоритеты и контролировать сроки.
• Опыт работы помощником руководителя, координатором проектов или специалистом по административной поддержке будет преимуществом.
• Опыт работы в Битрикс24 будет преимуществом.

Условия

• Полный рабочий день: с 08:00 до 16:00.
• Работа в офисе в Набережных Челнах.
• Заработная плата обсуждается с финальным кандидатом и зависит от опыта и квалификации.
• Возможность развиваться в области управления проектами и совершенствования бизнес-процессов.

Если вам нравится организовывать работу, держать под контролем сроки и помогать команде достигать результатов, будем рады знакомству.