Офис-менеджер

Обязанности:Требования:

работа в офисе в районе автовокзала 3 дня в неделю, в офисе в центре города 1 день в неделю, 1 день возможен хоум-офис

• Документооборот компании:

  - ведение реестра исходящих/входящих документов
  - сканирование и организация хранения документов на общем компьютере компании

  - координация хождения документов м/у бухгалтерией, офисом и партнерами Компании
  - хранение, архивация оригиналов договоров поставок

  - получение/отправка корреспонденции, документов, посылок, взаимодействие с курьерскими службами, водителями

  - взаимодействие с представителями бухгалтерии по вопросам ДО, соблюдение принятых алгоритмов

• Хозяйственная часть
  - отслеживание и своевременное обеспечение офиса необходимыми канцтоварами, расходными материалами для офисной техники
  - обеспечение бесперебойной работы офисной техники, своевременная организация тех.обслуживания

  - отслеживание и своевременное обеспечение офиса необходимыми продуктами, водой и хозтоварами

  - поддержание порядка в офисе, организация процессов по уборке, выносу мусора

  - организация профилактических действий\мелкого ремонта
  - еженедельная отчётность по затратам на офисные нужды

• Взаимодействие с поставщиками услуг и бухгалтерией:
  - построение эффективной коммуникации с представителями поставщиков услуг (УК офисных помещений, провайдеры и т.п.), ведение учета оплаты поставщикам коммунальных услуг, провайдерам связи, своевременное снятие показаний счётчиков, отправка первичной документации и актов сверок, перезаключение договоров на новый период, своевременное информирование руководства о поступившей корреспонденции\запросах
  - обеспечение взаимодействия с транспортными компаниями, полная ответственность за документооборот и координацию процессов между ТК, офисом, бухгалтерией и партнерами компании
  - своевременная отправка документов и координация процессов взаимодействия с представителями бухгалтерии

• Продажи:
  - знание продукции и партнеров-поставщиков Компании
  - периодическое обновление КП в соответствии с правилами Компании
  - техническое оформление и ведение тендерных процедур
  - отслеживание возможных заказов в рамках сферы деятельности на электронных площадках

  - регулярная рассылка КП по вверенной клиентской базе (не менее 2 раз в месяц)
  - осуществление обзвона клиентов с целью выяснения потребности в продуктах компании и сбора информации о конкурентах и их активностях на рынке, поиск новых клиентов, проработка новых возможных направлений
  - еженедельная отчетность о проделанной работе непосредственному руководителю и директору компании

• Прочее:
  - выполнение текущих поручений директора и непосредственного руководителя
  - решение возникающих вопросов в рамках должностных обязанностей
  - персональная ответственность за исполнение вышеперечисленны обязанностей

• Официальное трудоустройство,

• премирование по решению директора
• оплата сотовой связи и единого проездного