Делопроизводитель / Офис-менеджер / Административный помощник

Магадан, Марчеканский переулок, 2

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Основная задача сотрудника: самостоятельно наладить документооборот в организации.
Работа с документами и реестрами: работа с входящей / исходящей корреспонденцией, ведение реестра корреспонденции, систематизация, учет и правильное хранение оригиналов документов, сканирование документов.
Взаимодействие с юристами, бухгалтерией, иными сотрудника: предоставление документов по запросу, поиск необходимой информации.
Разделение документов по категориям: договоры/допсоглашения, акты/счета, транспортные/таможенные, переписка, протоколы, сертификаты/разрешения.
Маркировка папок, ведение журнала выдачи оригиналов (кому, когда, на какой срок, подпись возврата).
Учет выданных по запросам сотрудников документов.
Фиксация входящих с датой регистрации и сроком ответа, напоминание ответственным о сроках.
Ведение простого реестра сроков (дата поступления, срок ответа, текущий статус, причина задержки при наличии).
Формирование сопроводительных писем и реестров вложений (перечень документов, количество листов, экземпляры).
Отправка почтой/курьером: заполнение накладных, контроль трек-номеров, фиксация в реестре отправлений.
Контроль получения: отметка о вручении, скан уведомления, внесение в реестр.
Ведение реестров договоров/доп.соглашений (номер, дата, срок, статус, основание продления).
Запрос документов, телефонные звонки по поручению руководителя.
Оформление личных дел сотрудников.
Подписание документов у сотрудников и контрагентов.

Требования:

Опыт работы с аналогичным кругом обязанностей 1-3 года.
Вежливость при общении с представителями контрагентов, сотрудниками.
Уверенное владение MS Office (Word, Excel), опыт работы с продуктами фирмы 1С.
Умение работать с электронными документами формата PDF.
Аккуратность, внимание к деталям, умение работать с большим объемом бумажных и электронных документов.
Умение самостоятельно организовать свою работу.
Готовность к разъездам и выполнению курьерских поручений.
Грамотная устная и письменная речь (деловой стиль писем) - обязательно.
Базовое понимание документооборота в морской транспортной компании (хотя бы общее представление о транспортных и таможенных документах).
Образование по направлениям юриспруденция, логистика или бухгалтерия будет преимуществом.
Понимание структуры деловой переписки и правил оформления актов/писем.
Готовность работать с конфиденциальной информацией и соблюдать правила хранения документов.
Получение корреспонденции на почте/в курьерских пунктах, проверка целостности упаковки, сверка вложений с описью.
При необходимости: доставка документов в порт, таможню, агентам, контрагентам, получение корреспонденции (в пределах города).