Ведущий специалист службы протокола

Москва, Авиамоторная улица, 2к19

Метро: Авиамоторная

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Сопровождение генерального директора в рамках международных и междугородних поездок (по необходимости).
Ведение документооборота отдела.
Осуществление организационно-протокольного обеспечения мероприятий различного уровня (в том числе решение технических вопросов, подготовка залов и необходимой техники, составление списка гостей, составление программ, составление меню, рассылка приглашений, составление плана рассадки, заказ трансфера, подготовка кофе-брейков, встреча гостей и т.п.).
Бронирование переговорных комнат и конференц-залов Учреждения, ведение графика бронирований, обеспечение переговорных необходимыми расходными материалами.
Оптимизация процесса организации протокольных мероприятий Учреждения, осуществление методологического и консультационного сопровождения.
Подготовка смет расходов на представительские мероприятия Учреждения и осуществление контроля расходов в соответствии с установленным в Учреждения регламентом и в рамках утвержденного бюджета, ведение учета, хранение, и систематизация сводных данных.
Подготовка предложений к рассмотрению и заказ подарочной и сувенирной продукции для Учреждения.
Формирование, систематизация и учёт подарочного фонда, сувенирной продукции представительского уровня Учреждения. Определение объема необходимых потребностей и финансовых ресурсов в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом Учреждения.
Участие во взаимодействии со структурными подразделениями Учреждения, органами государственного управления и другими предприятиями, и учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию сектора.
Координация деятельности структурных подразделений Института по протокольному и организационному обеспечению официальных мероприятий.
Выполнение разовых поручений непосредственного и административного руководителя в рамках выполнения трудовой функции.