Бизнес-ассистент

Москва, Краснопресненская набережная, 12

Метро: Деловой центр

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Управление календарём и расписанием руководителя. Планирование встреч, созвонов и командировок, согласование времени с участниками, предупреждение о пересечениях;
Организация поездок и мероприятий. Бронирование билетов, отелей, трансферов; подготовка пакета документов для командировки; координация логистики;
Ведение документооборота. Подготовка писем, отчётов, презентаций, протоколов совещаний; систематизация и хранение файлов; контроль сроков подписания договоров;
Постановка и контроль задач. Распределение поручений команде и подрядчикам, отслеживание дедлайнов, фиксация статусов, эскалация рисков;
Описание и упаковка процессов. Фиксация регламентов, чек‑листов, инструкций, чтобы задачи воспроизводились без участия руководителя;
Поиск подрядчиков и поставщиков, проведение тендеров, первичный отбор по критериям, организация тестовых заданий;
Фильтрация входящих запросов. Ассистент сортирует обращения по приоритету и либо закрывает сам, либо передаёт руководителю только то, что требует его решения;
Ведение деловой переписки с клиентами, партнёрами, поставщиками; согласование условий, фиксация договорённостей;
Подготовка к переговорам. Сбор справок о контрагентах, формирование повестки, подготовка раздаточных материалов и презентаций;
Курирование небольших проектов. Например, запуск лендинга, внедрение CRM, настройка рассылок — ассистент ведёт проект от ТЗ до приёмки;
Сбор и структурирование данных. Выгрузка статистики, подготовка сводных таблиц, визуализация в Excel/Google Sheets, подготовка черновиков отчётов;
Мониторинг рынка и конкурентов. Регулярные срезы по ценам, новинкам, отзывам; формирование кратких сводок для руководителя;
Внедрение инструментов автоматизации. Настройка ботов, шаблонов писем, интеграций между сервисами (например, почта → CRM → трекер задач);
Работа с AI‑инструментами. Генерация черновиков писем, презентаций, текстов, обработка больших объёмов информации (резюмирование созвонов, транскрибация, выжимка тезисов).

Требования:

Высшее профессиональное образование (технические специальности будут считаться преимуществом);
Опыт работы с первыми лицами в крупных или государственных структурах;
Опыт работы в атомной отрасли, умение работать в ЕОСДО, опыт административной работы, а также с документами ограниченного доступа (Работа с конфиденциальной информацией, грифами ДСП) не менее 3 лет;
Знания нормативно‑правовой базы атомной отрасли (желательно);
Знания производственного цикла и терминологии (желательно). Базовые представления о стадиях ядерного топливного цикла, принципах работы реакторов разных типов, системах безопасности АЭС;
Понимание культуры безопасности и ядерной безопасности (желательно);
Знания отраслевых стандартов и методологии управления (желательно);
Работа с документами разной степени секретности, обращение с конфиденциальной информацией, понимание правил документооборота и электронного архива в отрасли;
Знание международных аспектов и экспорта (желательно)
Управление календарём и протокольная работа;
Подготовка аналитических материалов;
Деловая коммуникация и переписка;
Организация мероприятий и командировок;
Работа с данными и отчётностью;
Управление проектами и задачами (желательно);
Стрессоустойчивость и работа в режиме неопределённости;
Опыт работы с Microsoft Office/Microsoft 365, МойОфис, Яндекс 360, Microsoft Teams, Яндекс Телемост, Zoom;
Опыт работы с Adobe Photoshop/Figma, Movavi или аналогами, Miro;
Английский язык — уровень B2 и выше.

Условия:

Наличие командировок;
Офис располагается в Центре международной торговли: Краснопресненская набережная д. 12 (станции метро: ул. 1905 года, Деловой центр);
Трудоустройство в ООО "Энергоавтоматика" (в составе холдинга);
Оформление в полном соответствии с ТК РФ, белая заработная плата;
График работы: 5/2 с 9:00 до 18:00;
Достойный уровень заработной платы;
Большие возможности для профессионального и карьерного развития;
Интересные и разнообразные задачи, поддержка со стороны руководства.