Менеджер по документационному сопровождению отдела продаж

О нас: ООО «Вкорпе» — системный ИТ-интегратор. Мы работаем с крупными корпоративными заказчиками различных отраслей экономики. Поставляем ПК, серверы, СХД, ноутбуки, моноблоки, принтеры, МФУ, картриджи, комплектующие, расходные материалы, сетевое оборудование и программное обеспечение.

Среди наших заказчиков — компании ТЭК и их дочерние структуры. Мы работаем по 44-ФЗ и 223-ФЗ, участвуем в закупках на ЭТП, уделяем большое внимание договорной дисциплине, срокам и комплектности документов. В связи с ростом объёмов продаж ключевым заказчикам мы ищем специалиста, который возьмёт на себя документальное сопровождение сделок и станет владельцем процесса документальной готовности поставки.

О вакансии: Мы ищем менеджера по документационному сопровождению продаж ключевым заказчикам. Это роль для человека, который понимает: поставка считается выполненной не тогда, когда товар уехал, а тогда, когда заказчик принял его без замечаний и получил полный комплект документов.

Цель должности: обеспечивать своевременную, полную и корректную подготовку, проверку, согласование и отправку документов по каждой поставке ключевым заказчикам. Минимизировать документарные задержки приёмки товара.

Ключевая задача: не допускать отгрузки без критически необходимого комплекта документов и минимизировать документарные задержки приёмки товара.

Чем предстоит заниматься:

• Анализ договоров поставки и сопутствующих документов, на предмет отраслевой специфики: состав документов, сроки предоставления, количество экземпляров, предварительное согласование, оформление реквизитов, упаковка и маркировка, порядок приемки, документы производителя и качества.
• Взаимодействие с юридической службой по спорным условиям договора, для исключения рисков.
• Ведение и поддержание актуальности базы требований ключевых заказчиков по структуре: группа компаний → юридическое лицо → подразделение/филиал → договор → грузополучатель/место поставки.
• Работа с документами: Собирать, запрашивать, проверять и координировать согласование документов.
• Подготовка документов: чек-листы, реестры, описи, письма-запросы.
• Запрос необходимых документов у внутренних подразделений и поставщиков, контролировать сроки их предоставления.
• Проверка комплектности: реквизиты, соответствие требованиям договора.
• Координация отправки документов заказчику.
• Формирование заказов покупателя, создавать реализации из заказов покупателя, корректно заполнять реквизиты, выбирать грузополучателей, проверять существующих контрагентов, при необходимости регистрировать новых грузополучателей/контрагентов в рамках регламента в 1С.
• Ведение задачи, коммуникации, фиксировать статусы в Битрикс24.
• Взаимодействие с заказчиками по электронной почте и ЭДО: Контур. Диадок, СБИС и другим системам.
• Работа в ЭДО: отслеживание статусов и оперативное оповещение о подписанных документах.
• Взаимодействие с менеджерами по продажам, юристами, бухгалтерией, складом, логистикой, закупками и руководителями проектов.
• Ведение документарной переписку с заказчиком по согласованию с аккаунт-менеджером.

Наши ожидания от потенциального сотрудника:

• Высшее образование: документоведение, экономика, менеджмент, логистика, юриспруденция, ИТ или смежные направления.
• Дополнительное обучение по 44-ФЗ/223-ФЗ, будет преимуществом
• Опыт от 2–3 года в документационном сопровождении продаж, поставок, тендеров, договорного отдела или ЭДО.
• Опыт взаимодействия с Газпромом, Роснефтью, Лукойлом, Росатомом и их дочерними компаниями — большое преимущество.
• Знание видов документов: УПД, ТОРГ-12, счёт-фактура, товарная накладная, транспортная накладная, акт приёма-передачи, упаковочный лист, паспорт изделия, сертификат соответствия, декларация соответствия, сертификат происхождения, гарантийное письмо, письмо производителя, перечень серийных номеров, лицензии ПО, доверенности, документы качества, реестр документов.
• Знание информационных систем: 1С, Битрикс24 или аналогичная CRM, Excel: уверенный пользователь, электронная почта.
• Практический опыт работы в ЭДО

Личные качества:

• Внимательность к деталям и реквизитам.
• Системность, умение вести реестры и чек-листы.
• Ответственность и соблюдение сроков.
• Коммуникабельность.
• Оперативность в отслеживании статусов и уведомлении участников процесса

Мы предлагаем:

• Формат работы: офис
• График: 5/2, 9:00–18:00.
• Оформление: трудовой договор, в соответствии с ТК РФ.
• Доход: оклад плюс индивидуальная надбавка по итогам собеседования. Итоговый доход обсуждается индивидуально.
• Офис в современном бизнес центре «Лофт квартал Скороход». Шаговая доступность: 7 минут от метро Московские ворота.
• Адаптационная программа и наставничество на период испытательного срока.
• Возможность стать владельцем процесса документальной готовности поставок ключевым заказчикам.
• Прозрачные KPI: доля отгрузок с полным комплектом, своевременность, количество замечаний, задержки приёмки/оплаты.
• Команда профессионалов, которая ценит процессы и договорную дисциплину.
• Дополнительно: ДМС после прохождения испытательного срока (через три месяца), спорт, корпоративные мероприятия.