Офис-менеджер

Мы - группа компаний, работающая в нескольких направлениях: финансово-бухгалтерское сопровождение бизнеса, IT и строительство линий связи. В группе несколько юридических лиц и проектов, общая команда и единый административный контур.

Ищем человека, который умеет не только качественно выполнять поставленные задачи, но и самостоятельно организовывать свою работу, быстро включаться в новые вопросы и развиваться вместе с компанией.

Что нужно будет делать:

• вести текущие административные дела офиса: работать с корреспонденцией и документами, организовывать курьерские отправления, взаимодействовать с почтой, СДЭК и подрядчиками;
• помогать с кадровым документооборотом: готовить документы на приём, увольнение, отпуск и перевод сотрудников, контролировать наличие оригиналов, вести необходимые реестры;
• сопровождать выход новых сотрудников: организовывать корпоративную почту и доступы, добавлять в рабочие чаты, знакомить с командой, контролировать получение необходимых документов;
• вести регулярные административные таблицы и учёт: табели, отпуска, корпоративные SIM-карты, сервисы и другие периодические задачи;
• взаимодействовать с подрядчиками, сервисными компаниями, арендодателями и другими контрагентами по текущим организационным вопросам;
• помогать руководителю с организационными и поисковыми задачами: находить необходимую информацию, подбирать подрядчиков, мероприятия, помещения и другие подходящие варианты, сравнивать условия и представлять результат в понятном виде;
• при необходимости выполнять небольшие поручения вне офиса: получить или передать документы, решить организационный вопрос с контрагентом;
• участвовать в организации внутренних мероприятий и жизни команды: поздравления сотрудников, отправка welcome-наборов и мерча, другие организационные задачи.

• самостоятельность. Если задача сформулирована как «найти несколько вариантов и разобраться в условиях», мы ожидаем, что человек сможет самостоятельно собрать информацию и предложить решение без подробной пошаговой инструкции;
• организованность и внимательность: одновременно будут и регулярные задачи со сроками, и вопросы, возникающие по ходу работы;
• умение расставлять приоритеты и переключаться между разными задачами;
• уверенная работа с таблицами, облачными документами, электронной почтой и другими офисными сервисами;
• грамотная письменная и устная речь;
• готовность взаимодействовать с сотрудниками, подрядчиками и внешними организациями;
• ориентация на результат, а не только на выполнение отдельных поручений.

Опыт административной работы будет преимуществом. Базовое понимание кадрового документооборота также будет плюсом, однако для нас важнее способность быстро разбираться в новых задачах, самостоятельно находить решения и поддерживать порядок в процессах.

Кому подойдёт эта работа:

Человеку, которому нравится быть в центре происходящего, понимать, что происходит в компании, держать в поле зрения несколько процессов одновременно и видеть конкретный результат своей работы.

Мы не ждём, что кандидат заранее будет уметь абсолютно всё. Нам важнее способность самостоятельно находить информацию, задавать правильные вопросы, быстро включаться в новые задачи и доводить их до результата.

• полный рабочий день, 5/2;
• работа из офиса в Санкт-Петербурге;
• официальное оформление;
• заработная плата - 65 000 рублей на руки;
• компенсация рабочих поездок по городу;
• прямое взаимодействие с руководителями и сотрудниками группы компаний;
• возможность постепенно брать на себя более сложные организационные задачи и участвовать в развитии внутренних процессов.