Event-менеджер

Creative — event-агентство, которое создает деловые, корпоративные и имиджевые мероприятия для компаний: от камерных событий до масштабных проектов «под ключ».

Мы помогаем брендам говорить с аудиторией через события: придумываем концепции, собираем команды, продумываем детали, управляем подрядчиками и доводим проект до результата.

Сейчас мы ищем проектного менеджера — человека, который умеет превращать согласованную идею в четкий план и организовывать работу так, чтобы мероприятие состоялось в срок, в рамках бюджета и с нужным качеством. Вам предстоит взаимодействовать с клиентами, координировать команду и подрядчиков, контролировать подготовку и реализацию событий.

Чем предстоит заниматься

• Получать проект в работу, проводить встречи с клиентом, уточнять цели, задачи, ожидания и ограничения, собирать и фиксировать бриф.
• Планировать подготовку мероприятия: составлять дорожную карту и тайминг, определять этапы, сроки и ответственных.
• Передавать бриф креативному отделу, координировать разработку концепции и организовывать ее презентацию клиенту вместе с проектной командой.
• Готовить коммерческие предложения и сметы совместно с байерами и сметчиками, контролировать расходы и своевременно согласовывать изменения бюджета.
• Ставить задачи креаторам, дизайнерам, производству и другим участникам проекта, следить за сроками и качеством выполнения.
• Вести переговоры с подрядчиками: согласовывать стоимость, сроки и требования, контролировать готовность к мероприятию.
• Поддерживать коммуникацию с клиентом на всех этапах: фиксировать договоренности, информировать о ходе подготовки, согласовывать решения и изменения.
• Совместно с делопроизводителем организовывать подготовку и подписание договоров, проверять соответствие документов согласованным условиям.
• Вести проекты в Битрикс24: ставить задачи, обновлять статусы, фиксировать сроки, ответственных и ключевые договоренности.
• Заранее выявлять риски, продумывать запасные варианты и своевременно подключать руководителя к вопросам, требующим его решения.
• Координировать работу на площадке в день мероприятия: контролировать тайминг, команду, подрядчиков и соответствие реализации утвержденной концепции.
• Закрывать проекты: собирать обратную связь, подводить итоги, контролировать оформление актов и статус оплат, сохранять итоговые материалы в Битрикс24.

Нам важно

• Опыт организации мероприятий или координации event-проектов. Нам важно понимать, за какие этапы вы отвечали лично и каких результатов достигли.
• Умение структурировать работу: переводить общую задачу в конкретные действия, расставлять приоритеты и контролировать сроки.
• Понимание принципов составления сметы и контроля бюджета, умение работать с таблицами и внимательно проверять расчеты.
• Навыки переговоров: способность аргументировать позицию, работать с возражениями и находить решения без потери ключевых требований проекта.
• Внимательность к деталям: замечать нестыковки в документах, таймингах и подготовке подрядчиков, следить за соблюдением концепции.
• Способность сохранять спокойствие и профессиональный тон при изменении планов, принимать взвешенные решения в условиях ограниченного времени.
• Проактивность: не только сообщать о проблеме, но и предлагать варианты решения, заранее учитывать риски.
• Умение работать в команде: понятно ставить задачи, учитывать ограничения специалистов и поддерживать конструктивное взаимодействие.
• Готовность системно вести проекты в Битрикс24. Опыт работы с этой системой будет преимуществом.
• Интерес к event-индустрии, новым форматам и инструментам, готовность учиться и применять обратную связь.

Что мы предлагаем

• Работу в креативном event-агентстве с разнообразными проектами для компаний и брендов.
• Возможность влиять на результат мероприятия: от проработки задачи клиента и планирования до реализации на площадке.
• Работу в связке с креативным отделом, дизайнерами, байерами, сметчиками, производством и другими участниками команды.
• Понятный процесс работы: бриф, концепция, коммерческое предложение и смета, согласование, подготовка, реализация и закрытие проекта.
• Задачи, соответствующие вашему опыту, и поддержку руководителя в рамках согласованной зоны ответственности.
• Доход обсуждается по итогам собеседования и зависит от опыта, реализованных проектов и уровня самостоятельности.
• График: 5/2, формат работы обсуждается.