Специалист по оформлению командировок

Мы - динамично развивающаяся компания в сфере инжиниринга, строительства, монтажа инженерных систем и автоматизации.

Наши проекты включают комплексные решения для промышленных и коммерческих объектов.

Роль - Специалист по оформлению командировок.

Цель - Предоставить полное комплексное сопровождение оформления командировок сотрудников компании.

Чем предстоит заниматься:

Логистика командировок:

• Обработка заявок на командировки: сбор потребностей, проверка корректности дат, маршрутов и целей поездки, передача данных в кадры и бухгалтерию.
• Самостоятельный подбор и бронирование авиа- и ж/д билетов, отелей, трансферов и аренды авто под сложные маршруты на онлайн-платформе.
• Составление бюджета заявки: предварительная оценка стоимости поездки до бронирования.
• Покупка билетов и других услуг с использованием корпоративной платёжной карты (с соблюдением установленного порядка операций и отчётностью по транзакциям) или на онлайн-платформе.
• Сопровождение сотрудников во время поездок: оперативная перестройка логистики при отменах рейсов, овербукинге или изменениях планов.

Документооборот по командировкам:

• Подготовка пакета документов для оформления командировок.
• Приём и обработка заказных писем, в том числе, оригиналов билетов и документов, пересылаемых из региональных офисов.
• Ведение архива документов по командировкам: систематизация, хранение и оперативный поиск.

Учёт и аналитика по командировкам:

• Контроль закрывающей документации: сверка актов, счетов-фактур и реестров, обеспечение своевременной выгрузки данных в учётную систему.
• Анализ статистики по оформленным услугам в рамках командировок и корпоративному такси: выявление затратных точек, их анализ.
• Поиск точек оптимизации бюджета, инициирование изменений в корпоративную тревел-политику на основе собранных данных.

Внутренние процессы:

• Создание и ведение внутренней базы знаний: инструкции, шаблоны писем, чек-листы.
• Проведение обучений для сотрудников по процессу.

• Документационное обеспечение и документооборот компании:

• Обработка входящих и исходящих документов: регистрация, распределение по исполнителям, контроль сроков исполнения и резолюций.
• Подготовка проектов писем, служебных записок, приказов и иных организационно распорядительных документов по установленным шаблонам и требованиям ГОСТ к оформлению.

Организация работы с корреспонденцией:

• Приём, сортировка и регистрация почтовой корреспонденции, курьерских отправлений.
• Направление исходящей корреспонденции: подготовка конвертов, формирование реестров, взаимодействие с курьерской службой и почтой.

Административная поддержка и координация:

• Организация приёма посетителей: оформление пропусков, встреча гостей, бронирование переговорных, обеспечение условий для встреч. Прием входящих звонков.

Наши ожидания:

• Высшее образование.
• Опыт работы в сфере делового туризма или административной поддержки от 3-х лет.
• Опыт работы в системах бронирования.
• Навыки ведения документооборота и архивного хранения.
• Уверенный пользователь офисных программ.
• Готовность к работе с корпоративной платёжной картой и материальной ответственности.
• Опыт работы с визовой поддержкой будет преимуществом.

Что мы можем предложить:

• Трудоустройство по ТК РФ, оплачиваемые отпуска и больничные.
• Белая заработная плата, выплата без задержек.
• Дополнительное медицинское страхование.
• Компенсация расходов на фитнес 50% годового абонемента.
• Испытательный срок – 3 месяца.
• График работы 5/2 с 09.00-18.00.