Делопроизводитель/офис менеджер

Рекламная группа "ДРИМ" – это крупнейший региональный оператор в области наружной рекламы. Компания работает уже свыше 30 лет и на сегодняшний день входит в ТОП-3 российских рекламных агентств по охвату рекламной сети и количеству рекламных поверхностей.

Обязанности:

• Навести порядок в документообороте в Ярославском офисе, затем масштабировать систему на другие регионы и выстроить связь с головным офисом;
• Создать и настроить документооборот, внедрить единый порядок оформления и движения документов;
• Работать с входящими закрывающими документами в программе компании, вести архив совместно с помощниками менеджеров;
• Выявлять потребности служб в документах, налаживать маршруты их движения;
• Обучать сотрудников основам документооборота, направлять их к секретарю для помощи с оформлением и хранением документов.

Административно-хозяйственные обязанности:

• Встречать гостей, быть лицом компании в офисе;
• Обеспечивать внутренние коммуникации (телефонные, электронные, личные);
• Поддерживать порядок в офисе, контролировать хранение имущества и документов, заказывать канцтовары;
• Оформлять курьерские отправки, принимать доставки, взаимодействовать со штатным курьером.

Требования:

• Среднее профессиональное или высшее образование (профильное — документоведение, архивоведение, управление персоналом, менеджмент; допускается непрофильное при наличии переподготовки по делопроизводству).
• Понимание правил архивного хранения, сроков хранения документов, порядка проведения экспертизы ценности и формирования номенклатуры дел.
• Обязательный базовый уровень: MS Office (Word, Excel), работа с PDF, электронная почта, корпоративные чаты, Битрекс 24

Профессиональные навыки

• Оформление и регистрация документов — корректное формирование реквизитов, нумерация, ведение журналов регистрации, контроль исполнения поручений.
• Архивирование и систематизация — формирование дел, ведение номенклатуры, подготовка описей, организация бумажного и электронного архива.

Личные качества и софт‑скиллы

• Внимательность и аккуратность — ошибки в реквизитах делают документы недействительными.
• Системность и организованность — ключевые качества, так как вся роль построена на структуре и порядке.
• Умение обучать и объяснять — для проведения ликбезов и помощи сотрудникам в освоении правил документооборота.
• Коммуникабельность и тактичность — приходится напоминать о сроках, возвращать документы на доработку, согласовывать маршруты между разными службами.
• Стрессоустойчивость и пунктуальность — работа с жёсткими сроками и контролем исполнения поручений руководства.

Мы предлагаем

• Официальное трудоустройство по ТК РФ;

• Стабильную заработную плату и своевременные выплаты (зарплата обсуждается по итогам собеседования);

• График работы 5/2, с 8.00-17.00, с 9.00-18.00 на выбор

• Работу в сплочённой команде профессионалов;

• Комфортабельный офис в центре города