Руководитель отдела снабжения

Санкт-Петербург

Метро: Адмиралтейская

Описание вакансии

Компания работает по нескольким направлениям:

продажа электротехнического и промышленного оборудования;
оптовые продажи;
тендерные продажи;
интернет-продажи и маркетплейсы - Ozon, Wildberries, Яндекс Маркет и другие;
розничный магазин;
производство металлоконструкций;
монтаж и обслуживание инженерных систем.

Отдел снабжения обеспечивает потребности всех этих подразделений. Основное направление закупок - электротехническое и промышленное оборудование. Около 90% оборудования импортного производства.

Также отдел закупает сырье, материалы, инструмент и расходные материалы для производства металлоконструкций, а также оборудование и материалы под проекты подразделения монтажа и обслуживания инженерных систем.

Закупки осуществляются как под конкретные клиентские заказы, так и для формирования и поддержания складских запасов в соответствии со складской матрицей.

3. Текущая структура отдела

В непосредственном подчинении начальника отдела снабжения сейчас 4 сотрудника:

специалист по закупкам на территории России;
специалист по закупкам в Европе;
2 специалиста по закупкам в Китае, один из которых находится во Владивостоке, второй непосредственно в Китае.

Часть команды работает удаленно и находится в разных часовых поясах. Руководитель должен уметь эффективно управлять как офисными, так и удаленными сотрудниками.

Продукт должности

Эффективно работающий отдел снабжения, своевременно и полностью обеспечивающий потребности подразделений компании в товарах, оборудовании, сырье и материалах по оптимальным закупочным ценам и условиям, с минимальными совокупными затратами на закупку и логистику.

Результат работы руководителя - не количество закупок, выполненных им лично, а работающая система снабжения и команда, способная стабильно обеспечивать потребности бизнеса.

5. Основные зоны ответственности

Управление отделом

Полная организация работы отдела снабжения.
Постановка задач сотрудникам и распределение зон ответственности.
Контроль сроков и качества выполнения задач.
Управление сотрудниками, в том числе находящимися удаленно.
Обучение и развитие сотрудников.
Контроль загрузки команды и перераспределение задач при необходимости.
Выстраивание понятной системы ответственности внутри отдела.
Разработка и совершенствование бизнес-процессов снабжения.
Снижение количества ручного управления и зависших задач.
Формирование регламентов, контрольных точек и инструментов контроля.
Поиск возможностей автоматизации процессов.

Закупки в России

Организация и контроль закупок у российских поставщиков.
Контроль поиска наиболее выгодных предложений.
Работа с ценами, сроками поставки, условиями оплаты и другими коммерческими условиями.
Развитие и систематизация базы поставщиков.
Контроль закупок под конкретные клиентские заказы.
Организация закупок для поддержания складской матрицы.
Контроль закупок материалов, сырья, инструмента и расходных материалов для производства и других подразделений.

ВЭД и импорт

Это одна из ключевых компетенций кандидата.

Организация закупок оборудования и товаров за рубежом.
Работа с поставщиками в Китае и Европе.
Понимание полного цикла импортной поставки.
Контроль заказов от размещения у поставщика до поступления товара.
Контроль международных платежей.
Взаимодействие с иностранными поставщиками.
Организация и контроль международной логистики.
Взаимодействие с транспортными, логистическими, брокерскими и другими компаниями, участвующими в процессе импорта.
Контроль документов, сопровождающих импортные поставки.
Организация консолидации грузов.
Контроль сроков и стоимости доставки.
Оптимизация совокупной стоимости закупки с учетом цены товара, логистики и других сопутствующих расходов.

Складские запасы

Работа со складской матрицей.
Планирование регулярных закупок для поддержания необходимого уровня товарных запасов.
Контроль дефицита и избыточных запасов.
Взаимодействие с продажами, онлайн-продажами и другими подразделениями при планировании закупок.

Взаимодействие с подразделениями

Начальник отдела снабжения должен выстроить эффективное взаимодействие снабжения с отделами продаж, тендерным отделом, отделом онлайн-продаж, розничным магазином, производством металлоконструкций, подразделением монтажа и обслуживания инженерных систем, складом, логистикой, бухгалтерией и финансами.

Одна из важных задач руководителя - устранять разрывы между подразделениями и добиваться того, чтобы заявки, закупки, оплаты, логистика и поступление товара проходили по понятному и контролируемому процессу.

6. Обязательный опыт кандидата

Опыт руководства отделом снабжения/закупок.
Реальный опыт управления командой, а не только формальная должность руководителя.
Опыт ВЭД.
Опыт импортных закупок.
Понимание международной логистики и сопроводительных документов.
Опыт работы с российскими и зарубежными поставщиками.
Умение вести переговоры по ценам и коммерческим условиям.
Опыт построения или существенного улучшения процессов закупок.
Способность работать одновременно с большим количеством закупок и внутренних заказчиков.
Уверенная работа с 1С и Excel.

Важно искать кандидата, который сочетает профессиональную компетенцию в закупках с сильными управленческими качествами.

7. Будет серьезным преимуществом

Опыт закупки электротехнического или промышленного оборудования.
Опыт работы с Китаем.
Опыт работы с европейскими поставщиками.
Знание английского языка, достаточное для работы с иностранными поставщиками и документами.
Опыт управления удаленными сотрудниками.
Опыт управления международной логистикой.
Опыт управления складом.
Опыт управления транспортной логистикой.
Опыт автоматизации процессов снабжения.
Опыт формирования и управления товарными запасами/складской матрицей.

8. Какого человека НЕ ищем

Сильного закупщика без фактического опыта управления людьми.
Кандидата, который всю карьеру занимался исключительно российскими закупками и не понимает ВЭД.
Руководителя, привыкшего лично закрывать все вопросы вместо построения системы работы отдела.
Кандидата, способного только поддерживать существующие процессы и не умеющего их анализировать и улучшать.
Кандидата, который не умеет работать с удаленной командой.
Кандидата, который не способен выстраивать конструктивное взаимодействие с продажами, складом, финансами и другими подразделениями.
Руководителя, который воспринимает должность исключительно как контроль сотрудников, а не ответственность за конечный результат отдела.

9. Какого человека хотелось бы найти

В идеале нужен самостоятельный, системный и достаточно сильный руководитель, который после погружения в компанию понимает, как работает снабжение, видит слабые места, способен определить необходимые изменения и организовать работу команды так, чтобы компания своевременно получала необходимый товар по оптимальной совокупной стоимости.

Человек должен быть способен не только принять существующие процессы от текущего руководителя, но и критически их оценить, предложить улучшения и реализовать их.

При этом нужен «играющий руководитель» - человек, который понимает операционную работу снабжения и при необходимости способен самостоятельно подключиться к сложной закупке, переговорам или проблемной поставке, но не превращается при этом в еще одного закупщика отдела.

10. Потенциальное развитие должности

На первом этапе основная зона ответственности - отдел снабжения.

При успешной работе рассматривается возможность расширения зоны ответственности и объединения под одним руководителем: снабжение + ВЭД/логистика + склад + собственный автопарк/доставка.

Сейчас склад и транспортная функция существуют как отдельное подразделение. HR желательно обращать внимание на кандидатов, которые потенциально способны взять на себя этот контур, но не делать опыт управления складом обязательным требованием, чтобы чрезмерно не сужать воронку кандидатов.

11. Условия работы