Секретарь-референт

Люберцы, 1-й Панковский проезд, 1Б

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Обеспечивать документооборот в офисе Фирмы и между офисами (входящая и исходящая корреспонденция, учет, хранение, архивирование документов).
Принимать поступающую корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
Принимать документы и личные заявления сотрудников на подпись руководства Фирмы и передачу в другой офис Фирмы.
Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководства.
По поручению руководства составлять письма, запросы и другие документы, касающиеся деятельности Фирмы.
Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководству на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.
Отвечать на телефонные звонки, записывать полученную информацию и доводить до сведения заинтересованных лиц ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам.
Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководством (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
Осуществлять контроль за исполнением сотрудниками Фирмы изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководства Фирмы, взятых на контроль.
Печатать по указанию руководства служебные материалы, необходимые для работы или вводить текущую информацию в базу данных.
Организовывать прием посетителей.
Выполнять отдельные поручения руководства Фирмы.
Выполнять отдельные поручения начальника Управления разработки средств защиты информации и КТК (комплексно-технический контроль) - организационно-документационные задания (ведение журнала учета этапов ОКР, составление еженедельного сводного реестра о статусе выполнения этапов ОКР и др.).

Требования:

Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
Должен знать в рамках своих обязанностей и руководствоваться в деятельности:

Основы делопроизводства.
Методы оформления и обработки документов, архивное дело.
Правила грамотного составления и печати деловых писем с использованием типовых форм.
Основы этики и эстетики.
Правила делового общения.
Основы организации труда и управления.
Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
Правила эксплуатации офисной техники (факс, копир, сканер, принтер).
Уверенный пользователь ПК (программы Microsoft Office: MS Word, MS Excel, MS PowerPoint и Outlook Express).

Условия:

Работа в стабильной, финансово устойчивой компании оборонно-промышленного комплекса.
Официальное трудоустройство по ТК. Испытательный срок 3 месяца.
График работы 5/2, 08:00-17:00 или 09:00-18:00.
Место работы: г. Люберцы, 1-ый Панковский проезд, д. 1Б.
Своевременная выплата заработной платы 2 раза в месяц. Премии по итогам работы.
Окончательный размер заработной платы и перспективы роста обсуждаются с успешным кандидатом на собеседовании и зависят от степени квалификации.
Бонусы за стаж работы в компании (дополнительные дни к отпуску).
Поддержка профессионального развития - обучение, повышение квалификации за счет организации.
Профессиональный дружный коллектив