Администратор проектов (техническое обеспечение мероприятий event)

Администратор проектов в технический продакшн мероприятий

ТОМ делает техническую часть мероприятий: звук, свет, экраны, сцена. Заказчики - крупные компании и госструктуры, бюджеты от миллиона, площадки по всей стране.

Ищем администратора проекта. Это человек, который держит заказ в порядке: бумаги, деньги, люди, площадка. Пока такой человек у нас один, поэтому вести заказ вы будете целиком, а не свой кусочек.

Как устроена работа

Заказ подтвердили - дальше на вас три блока.

Собрать проект на бумаге.

• Бюджет вместе с техническим менеджером: его часть - оборудование, ваша - люди, логистика, административные расходы.
• Запросить деньги под заказ: подотчет, карта с лимитом или наличные, смотря какая площадка.
• Подобрать команду и подписать договоры - технический директор, шеф монтажа, звукорежиссеры, светооператоры, видеоинженеры, монтажники; работаем только с самозанятыми, ИП и юрлицами.
• Собрать тайминг - сперва внутри команды, потом со всеми прокатами, чтобы техника приезжала и уезжала в нужном порядке.
• Сдать площадке списки людей и машин на въезд заранее: без пропусков команда физически не заедет.
• Собрать фирменную одежду, бейджи, бланки, расходники, подарок заказчику.
• Провести общую встречу команды и финальную сверку по чек-листу не позже чем за два дня до монтажа.

Отработать площадку.

• Вы приезжаете первым и разворачиваете штаб: вода, еда, документы, кейс с расходниками.
• Собираете подписи в листах по технике безопасности - без подписи человек на площадку не выходит, и это не формальность.
• Отмечаете, кто приехал, выдаете форму и бейджи.
• Кормите команду каждые пять часов, причем отсчет от приезда конкретного человека, а не от общего старта.
• Раз в полчаса-час обходите площадку.
• После сборки делаете технический фотоотчет: каждый прибор с нескольких сторон, в сборе и в кофрах.
• Держите бланк акта приемки, пока технический директор ведет представителя заказчика по площадке.

Закрыть заказ.

• Собрать бумаги с площадки и забрать листы по технике безопасности.
• За два рабочих дня сделать закрывающие с командой и подрядчиками.
• Свести финальный бюджет вместе с техническим менеджером: наличные сходятся с чеками до рубля, каждый платеж подтвержден.
• Подготовить отчет по форме.

Все это у нас описано в регламентах - вы получаете их в первый день, а не выпрашиваете у коллег. На вход уходит около пяти дней.

Что нужно, чтобы это тянуть

• Вы уже распоряжались чужими деньгами и можете назвать сумму и то, как за нее отчитывались.
• Ведете дела записями, а не памятью - задачи лежат в списке, таблице или системе, а не в голове и не в переписке.
• Умеете работать по чужой инструкции: сделать как написано, а несогласие отнести автору, а не переделать по-своему.
• В биографии есть смены дольше двенадцати часов, и вы знаете, чем они заканчиваются. Умеете сказать «нет» и назвать цену - заказчику, подрядчику, коллеге.

И еще одно, для нас важное. Если по вашей части что-то сорвалось, вы приходите первым и с предложением, а не ждете, пока предъявят.

Опыт в event обязателен. Нам важны свойства и опыт.

Чем эта работа не является

Она не творческая: здесь чек-листы и таблицы, а не идеи и концепции.
Не техническая: оборудование настраивают другие люди, вам к нему подходить не надо.
И она не про героизм - если пришлось спасать проект ночью, значит подготовка провалена, у нас это считается ошибкой, а не подвигом.

Условия

Официальный трудовой договор с первого дня, занятость неполная.

Доход складывается из оклада и премии за каждый проект. Премия зависит от объема заказа: от 15 000 ₽ на небольшом до 60 000 ₽ на крупном.
В сезон, с сентября по декабрь, при двух-трех проектах в месяц выходит 70 000 - 100 000 ₽.

А с января по апрель проектов мало или нет совсем, и доход в эти месяцы минимальный - фактически один оклад.
Это сезонный бизнес, и мы говорим об этом сейчас, а не при подписании договора.
Зимой есть работа по годовому контракту с постоянным заказчиком и подготовка к сезону, но объем заметно меньше.

Раз занятость неполная, совмещение мы разрешаем.
Нам важно одно: чтобы вы были доступны в даты наших проектов, а даты согласуются заранее.

Испытательный срок три месяца.
Критерии, по которым мы его оценим, вы получите в первый день на бумаге - пять конкретных пунктов, чтобы в конце не было сюрпризов ни у кого.

База - Москва, выезды на площадкам по России.

Если вам нужна одинаковая сумма каждый месяц - это не к нам. Лучше понять сейчас.

Как откликнуться

Ответьте в письме на два вопроса. Без ответов не рассматриваем - это первый фильтр.

1. Какой самой большой суммой чужих денег вы распоряжались и как за нее отчитывались?
2. Заказчик в день мероприятия просит доработку, которой нет в бюджете. Опишите свои действия в четырех-пяти предложениях.