Руководитель службы администраторов (управление 15 администраторами)

О компании

Сеть медицинских клиник «ЕвроМедика» представлена в Санкт-Петербурге двумя клиниками: у метро «Комендантский проспект» и «Проспект Ветеранов». Мы работаем с 2007 года, входим в Рейтинг надежных партнеров.

Наша миссия — Помощь людям.

Мы ищем сильного руководителя административной службы, который возьмет на себя управление рецепциями двух филиалов, выстроит команду и повысит качество сервиса.

---

Что предстоит делать

— Управление командой (15 администраторов)

· Формирование и обучение команды администраторов, работа с текучкой.
· Составление посменных графиков, учет рабочего времени, оперативные замены при отпусках и больничных.
· Адаптация новичков, проведение аттестаций и проверка знания стандартов клиники.
· Контроль KPI: конверсия звонка в запись, доходимость пациентов, продажа комплексных программ.
· Поддержание дисциплины, короткие планерки, решение внутренних конфликтов.

— Контроль качества сервиса

· Регулярный аудит рецепций в обоих филиалах: дресс-код, порядок в зоне ожидания, стандарты встречи пациентов.
· Выборочное прослушивание звонков и проверка переписок на соответствие скриптам и этике.
· Решение конфликтных ситуаций с пациентами, обработка письменных претензий.
· Отслеживание NPS и подготовка предложений по улучшению сервиса.

— Операционная деятельность двух филиалов

· Распределение нагрузки и дежурств администраторов между двумя локациями.
· Контроль плотности записи, управление листами ожидания, минимизация простоев в расписании врачей.
· Коммуникация между рецепцией, врачами и колл-центром.
· Заказ канцелярии, полиграфии, бланков и расходных материалов для reception.

— Финансовый контроль

· Контроль кассовой дисциплины, работы с терминалами, проведение инкассации.
· Проверка корректности данных и оплат в МИС.
· Подготовка ежедневных и ежемесячных отчетов по выручке, отменам и загрузке клиник для руководства.

---

Что мы ждем от кандидата

— Обязательно:

· Опыт на руководящей позиции: директор службы администраторов, руководитель административной службы, старший администратор/управляющий.
· Опыт управления командой от 10 человек.
· Понимание KPI администраторов: конверсия звонка в запись, доходимость, продажи.
· Уверенное владение ПК, работа с МИС и CRM.
· Высшее образование.

— Личностные качества:

· Общительность, стрессоустойчивость, энергичность.
· Жесткость в управлении там, где это необходимо.
· Умение принимать решения самостоятельно в своей зоне ответственности.
· Творческий подход к нестандартным ситуациям.
· Опрятный внешний вид. Некурящий.

— Желательно:

· Опыт в медицинском бизнесе, клиниках, сфере услуг с высоким потоком клиентов.

---

Условия

· Оформление: ТК РФ.
· Оплата: фиксированная часть + премии (KPI).
· Кандидаты из других городов рассматриваются.
· Перспектива роста: до директора по сервису.

---

Что важно знать перед откликом

· У нас две клиники — север и юг города. Нужно будет курсировать между ними.
· В управлении — 15 администраторов. Текучка есть, и ваша задача — ее снизить.
· Мы ищем человека, который не боится сложных разговоров и умеет наводить порядок.
· Если вы готовы работать интенсивно и хотите расти до директора по сервису — нам по пути.