Специалист по документообороту и АХО / Координатор офиса (1С, ЭДО)

Риал Стил — производитель промышленной металлической мебели, более 20 лет на рынке.

Мы ищем внимательного и организованного Специалиста по документообороту и АХО.

Важно: 70% Вашего времени будет занимать работа с документами (договоры, счета, УПД, ЭДО) и 1С. Остальные 30% — обеспечение жизнедеятельности офиса и производства (заказ воды, канцелярии, расходников).

Если Вы умеете работать с первичной документацией, не боитесь больших объемов данных в Excel и 1С, а также готовы взять на себя хозяйственные вопросы — эта вакансия для Вас.

Чем предстоит заниматься:

Документооборот и сопровождение сделок (70% времени):

• Работа с заявками покупателей: Подготовка пакетов документов к договорам (договор, спецификация, приложения) в Word.

• 1С и счета: Оформление счетов и коммерческих предложений в 1С по запросу отдела продаж.

• Ведение каталога 1С: Обновление реквизитов и создание новых карточек номенклатуры (в т.ч. нестандарт, наборы-комплекты). Формирование прайс-листов для сайта.

• Подготовка к отгрузке: Проверка заполнения Заказов покупателя в 1С, согласование готовности заказа с клиентом (звонок/письмо), проведение расходных накладных (УПД), корректировка паспортов продукции.

• Закрытие периода: Формирование актов сверок, запрос и контроль оригиналов, передача их в бухгалтерию по реестру. Отправка авансовых счетов-фактур.

• ЭДО и Архив: Работа в системах Диадок/СБИС (загрузка/выгрузка, подписание). Ведение реестра входящих договоров, регистрация писем, отправка заказной корреспонденции (Почта России, экспресс-почта).

• Претензионная работа: Подготовка пакетов документов для взыскания дебиторской задолженности.

Административно-хозяйственное обеспечение (30% времени):

• Снабжение: Заказ питьевой воды (еженедельно), хозяйственных товаров и канцелярии (ежемесячно).

• Работа с поставщиками: Оформление заказов в 1С (заказ поставщику, приходная накладная, заявка на расход ДС). Заведение приходных накладных, подписание документов в ЭДО, передача оригиналов в бухгалтерию.

• Договоры поставщиков: Сканирование, подкрепление сканов в 1С, хранение оригиналов в архиве.

• Отчетность: Подготовка отчетов по запросу руководителя (Excel, 1С).

Наши требования:

Обязательно:

• Опыт работы от 1 года на позициях: ассистент отдела продаж, оператор 1С, помощник бухгалтера, специалист по документообороту, офис-менеджер (в торговой или производственной компании).

• Уверенное владение 1С (заведение номенклатуры, счета, приходные, реализация/УПД, акты сверок, ЗНР).

• MS Excel на уровне уверенного пользователя: сводные таблицы, ВПР, работа с большими списками, форматирование.

• Знание первичной бухгалтерии: понимание отличий УПД, счета-фактуры, накладной, акта.

• Опыт работы в системах ЭДО (Диадок, СБИС и т.п.).

Личностные качества:

• Внимательность к деталям (работа с цифрами и реквизитами).

• Многозадачность и умение расставлять приоритеты.

• Самостоятельность и проактивность.

• Доброжелательность и стрессоустойчивость в общении с клиентами и коллегами.

Условия работы

• Оклад: 60 000 руб. на руки

• График: 5/2, с 08:00 до 17:00 или с 09:00 до 18:00.

• Оформление: Согласно ТК РФ.

Если Вы готовы стать надежной опорой для нашего офиса и отдела продаж — ждем Вашего отклика!