Помощник/ассистент руководителя

Обязанности:

1. Административная и организационная поддержка

• Управление расписанием: Планирование, координация и ведение рабочего календаря руководителя, согласование встреч, предотвращение накладок.

• Организация совещаний: Подготовка повестки дня (agenda), бронирование переговорных комнат, обеспечение технической готовности (Zoom и др.), приглашение участников.
• Протоколирование: Ведение протоколов совещаний, фиксация ключевых решений и сроков.
• Контроль исполнения: Мониторинг выполнения поручений генерального директора сотрудниками и подразделениями, своевременное информирование руководителя о статусе задач.
• Фильтрация потоков: Скрининг входящих звонков, писем и запросов посетителей, решение вопросов самостоятельно или переадресация их соответствующим сотрудникам.
• 2. Работа с документами и ЭДО
• Подготовка документов: Составление проектов писем, приказов, распоряжений, договоров и презентаций по поручению руководителя.
• Документооборот: Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, контроль движения документов, работа с системами электронного документооборота (ЭДО).
• Архивация: Систематизация, хранение и обеспечение быстрого поиска бумажных и электронных документов, обеспечение их конфиденциальности.
• Подготовка к подписанию: Проверка документов на наличие всех необходимых виз и приложений перед подписанием генеральным директором.

• 3. Коммуникация и взаимодействие

• Внешние связи: Взаимодействие с партнерами, клиентами, представителями государственных органов (по доверенности или в рамках поручений).
• Внутренние коммуникации: Трансляция информации от руководителя к сотрудникам компании и наоборот.
• Встреча гостей: Организация приема деловых партнеров, обеспечение гостеприимства.

• 4. Организация командировок и мероприятий

• Командировки: Полное сопровождение деловых поездок руководителя: бронирование авиа/жд билетов, отелей, организация трансфера, подготовка командировочного досье (программа визита, контакты, справочные материалы), оформление виз (при необходимости).
• Мероприятия: Помощь в организации деловых обедов, переговоров, корпоративных событий и конференций.

• 5. Хозяйственное и бытовое обеспечение

• Контроль наличия и своевременный заказ канцелярских товаров, расходных материалов, воды, чая/кофе в приемной и кабинете руководителя.
• Взаимодействие с техническими службами, клинингом, курьерскими службами для обеспечения бесперебойной работы офиса/приемной.
• Выполнение личных поручений руководителя (по предварительной договоренности: например, заказ подарков)

• Высшее образование (управление персоналом, психология, менеджмент, лингвистическое, международные отношения);
• Личные качества: организаторские способности, ответственность, оперативность, готовность работы в режиме многозадачности, инициативность, внимательность, быстрая обучаемость, командный игрок;
• Опыт работы помощником руководителя, офис-менеджером, секретарем, администратором не менее 2-х лет в производственно-коммерческих компаниях будет вашим преимуществом;
• Уверенный пользователь ПК: почтовые программы, MS Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint), Битрикс24;
• Умение работать с офисной оргтехникой (ксерокс, принтер, мини-АТС);
• Умение работать с большим объемом информации;
• Уровень владения английским языком Intermediate желательно;
• Желание к дальнейшему профессиональному развитию.

• Оформление по ТК РФ, все социальные гарантии.
• Расширенный социальный пакет: ДМС (включая стоматологические услуги), страхование от несчастных случаев, релокационная программа для иногородних кандидатов, компенсация абонемента в фитнес-центр/ бассейн, дополнительные мотивационные программы и др.
• Прозрачная система оплаты труда (Оклад + KPI), строгое соблюдение сроков выплаты заработной платы и вознаграждений.
• Итоговый уровень дохода обсуждается на собеседовании и зависит от квалификации кандидата.
• Дружелюбная корпоративная культура, ориентированная на поддержание человеческих ресурсов компании.
• Возможности для профессионального роста и развития.
• График работы: пятидневная рабочая неделя, выходные дни - суббота и воскресенье. Рабочее время с 08:00 до 17:00, перерыв на обед с 12:00 до 13:00