Бизнес - ассистент / помощник руководителя

Ищем ассистента руководителя, который станет правой рукой собственника компании и будет обеспечивать оперативную, административную и организационную поддержку его работы.
Нам нужен человек, который умеет держать в голове большое количество задач, быстро ориентируется в новых ситуациях, не боится коммуникаций и умеет доводить поручения до результата.
Обязанности

1. Работа с руководителем и его графиком

• администрирование рабочего графика руководителя;
• планирование, организация и контроль встреч, совещаний, поездок и других мероприятий;
• согласование встреч со сотрудниками, партнерами и внешними контрагентами;
• координация подготовки руководителя и участников к встречам и совещаниям;
• помощь в формировании повестки рабочих встреч;
• подготовка необходимых материалов, документов и информации к встречам;
• контроль выполнения поручений руководителя и протокольных решений;
• контроль сроков и получение обратной связи от ответственных сотрудников;
• ведение протоколов встреч и фиксация договоренностей.

2. Коммуникации

• разбор входящих сообщений в WhatsApp руководителя;
• распределение запросов между ответственными сотрудниками и контроль получения ответа;
• работа с электронной почтой руководителя;
• прием и обработка входящих звонков;
• коммуникация с сотрудниками, клиентами, партнерами и подрядчиками;
• подготовка запросов и ответов от имени руководителя;
• согласование встреч, переговоров и подписания документов;
• оперативное информирование руководителя о важных и срочных вопросах.

3. Работа с документами

• подготовка, оформление и отправка документов;
• подготовка документов к подписанию;
• контроль подписания документов и своевременного получения оригиналов;
• систематизация и хранение рабочих документов;
• организация документооборота руководителя;
• подготовка письменных поручений и рабочих материалов от имени руководителя;
• прием, обработка и передача входящей корреспонденции;
• организация почтовых и курьерских отправлений: оформление, отправка, получение и контроль доставки.

4. Подготовка информации и бизнес-задач

• сбор и консолидация информации от подразделений;
• подготовка отчетов, презентаций, аналитических и информационных справок;
• поиск необходимой информации по поручению руководителя;
• поиск товаров, услуг, подрядчиков и исполнителей;
• организация заказов, доставок и других необходимых процессов;
• выполнение организационных и административных задач руководителя;
• самостоятельное решение текущих вопросов в рамках зоны ответственности.

5. Travel-поддержка

• Организация командировок и личных поездок руководителя по России и за рубеж:
• поиск и бронирование авиабилетов и наземного транспорта;
• поиск и бронирование отелей;
• организация трансферов;
• оформление страховок и необходимых дополнительных услуг;
• контроль всей логистики поездки;
• подготовка маршрутов и необходимой информации;
• отслеживание изменений в расписании и оперативное решение возникающих вопросов;
• предупреждение возможных рисков и своевременное принятие мер для их минимизации.

6. Административная поддержка офиса

• контроль порядка и комфортного состояния офиса;
• обеспечение офиса необходимыми канцелярскими и хозяйственными товарами;
• заказ воды, кофе, расходных материалов и других необходимых товаров;
• контроль наличия и своевременное пополнение запасов;
• поиск поставщиков и подрядчиков для решения офисных задач;
• взаимодействие с курьерскими службами, сервисными компаниями, арендодателем и другими подрядчиками;
• организация текущих хозяйственных и административных вопросов;
• контроль качества и сроков выполнения работ подрядчиками;
• поддержание рабочего пространства в состоянии, необходимом для комфортной работы команды.

7. Работа в CRM и сервисах

• работа в CRM-системе и других программах ведения клиентов;
• внесение и актуализация информации;
• контроль поставленных задач и сроков;
• использование корпоративных сервисов, электронных средств связи и систем планирования.

Требования:

• опыт работы личным помощником, бизнес-ассистентом или ассистентом руководителя будет преимуществом;
• грамотная устная и письменная речь;
• желание и умение много общаться с людьми, объяснять информацию и находить подход к разным собеседникам;
• высокий уровень организованности и внимательность к деталям;
• инициативность и самостоятельность;
• находчивость и способность быстро находить решения в нестандартных ситуациях;
• умение работать с большим количеством задач одновременно;
• эмоциональная зрелость и устойчивость к рабочей нагрузке;
• исполнительность, ответственность и надежность;
• высокий уровень деловой коммуникации;
• уверенное владение MS Office, Word, Excel, Google-сервисами;
• уверенная работа с современными онлайн-сервисами, платежными системами, сервисами бронирования билетов и отелей;
• готовность быстро осваивать новые программы и инструменты.

Что особенно важно для нас:
Мы ищем не человека, который просто «выполняет поручения», а самостоятельного специалиста, который умеет:
видеть задачу целиком и самостоятельно организовывать ее выполнение;
не терять информацию и договоренности;
контролировать сроки без постоянных напоминаний;
быстро переключаться между разными задачами;
заранее замечать возможные проблемы и предупреждать о них;
корректно и уверенно общаться с людьми разного уровня;
сохранять спокойствие и эффективность в динамичном рабочем процессе.
Условия
работа в офисе в современном бизнес-центре «ФилитцЪ»;
график: 5/2, с 10:00 до 19:00;
работа напрямую с собственником компании;
обучение и полноценная адаптация на старте;
повышение профессиональной квалификации за счет компании;
корпоративные мероприятия за счет компании;
стабильная работа в развивающейся компании;
возможность профессионального и карьерного роста.