Бизнес-ассистент/Team Assistant

Миссия Plonq — давать качественную альтернативу для взрослых пользователей, уже выбравших употребление никотина. Мы честно говорим с аудиторией о привычке, без ложных обещаний и манипуляций.

Социальная ответственность и осознанность — принципы, на которых строится наша работа. Поэтому мы запустили Экопроект по сбору и переработке устройств, используем перерабатываемые упаковки и регулярно проводим эко-акции. Мы строим бизнес так, чтобы он приносил пользу людям и не вредил планете.

• Ведение графика отпусков, календаря встреч, созвонoв и внутренних/внешних мероприятий отдела NPI;

• Подготовка протоколов встреч и контроль выполнения action points;

• Ведение документооборота (договоры, акты, сертификаты), включая сопровождение согласования документов в 1С;
• Сбор, структурирование и поддержание актуальности данных по текущим проектам (таймлайны, статус-отчёты, презентации);
• Ведение базы данных проектов: сроки, этапы сертификации, тестирования, запуска;
• Помощь в координации задач между R&D, дизайнерами упаковки, маркетингом, производством и поставщиками;
• Мониторинг выполнения задач по чек-листам и напоминания команде о дедлайнах;
• Администрирование и развитие рабочих процессов в Jira (участие в настройке досок, взаимодействие с IT);
• Участие в разработке и улучшении внутренних инструментов и процессов (брифы, шаблоны, workflow);
• Работа с продуктовыми и регуляторными системами (PLM-система, Национальный Каталог, генерация штрихкодов);
• Переписка с поставщиками, подрядчиками и партнёрами (в том числе международными);
• Переводы писем и документов (русский ↔ английский/другие языки);
• Подготовка презентационных материалов;
• Инициирование и сопровождение финансовых операций в 1С (заявки на оплату, контроль оплаты, сопровождение договоров и закрывающих документов);
• Контроль бюджета расходов отдела;
• Организация и отслеживание заказа, доставки и приёмки образцов (packaging, devices, liquids);
• Учёт и хранение тестовых образцов;
• Поддержка и наполнение базы знаний отдела (архив дизайнов, чек-листы, стандарты упаковки, шаблоны документов, полезные ресурсы);
• Ведение внутренних таблиц (Excel/Sheets) для контроля портфеля вкусов, SKU, материалов;
• Поддержка внутренних мероприятий (NPI day, стратегические сессии, маркетинг-дни);
• Замещение функций коллег при необходимости (например, вычитка упаковочных материалов).

• Опыт работы на административной позиции / помощником отдела / project assistant от 1 года (предпочтительно в международной компании или FMCG/Tech/Consumer Goods);

• ​​​​​​​Навыки тайм-менеджмента, умение работать с несколькими проектами одновременно;

• Владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint);
• Опыт работы с Jira или аналогичными системами управления задачами будет преимуществом;
• Навыки работы с таблицами;
• Умение вести деловую переписку и готовить презентации;
• Ответственность, аккуратность, проактивность, способность быстро обучаться новым процессам и инструментам, гибкость и стрессоустойчивость;
• Английский язык не ниже B2 (Upper-Intermediate).

• Официальное трудоустройство с первого дня (ТК РФ) и прозрачная система вознаграждения;

• Гибридный график с гибким началом дня: 4 дня в офисе, 1 день можно работать из дома, начало — с 9:00 или с 10:00;

• Кафетерий льгот и ДМС со стоматологией;

• Well-being: психологическая поддержка, спортивные клубы и скидки на них;

• Комфортный офис: терраса, лаунж-зона, свежие фрукты и овощи;

• Бесплатная парковка;

• Скидки на продукцию Plonq;

• Обучение и рост: онлайн-библиотека, курсы за счёт компании, корпоративный английский;

• Работа над масштабными международными проектами с реальными возможностями роста.

Давайте делать сильные продукты вместе!