Секретарь руководителя

1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности Приемной руководителя Общества.

2. Принимать и регистрировать входящую/исходящую поступающую корреспонденцию в Системе Электронного Документооборота (далее – СЭД), своевременно направлять ее в структурные подразделения в соответствии с резолюцией, передавать документы на исполнение и для подготовки ответов.

3. Принимать документы на подпись Руководителя, сортировать по тематике, проверять правильность оформления подготовленных документов, передаваемых на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.

4. Организовывать проведение телефонных переговоров, видеоконференций Руководителя, обеспечивать присутствие на переговорах необходимых специалистов Общества. Вести базу телефонных контактов Руководителя.

5. Обеспечивать рабочее место Руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

6. Вносить информацию в календарь Microsoft Outlook. Согласовывать с руководителем временные планы. Согласовывать телефонные переговоры, встречи и мероприятия с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками. Информировать руководителя о регламенте намеченных мероприятий.

7. Организовывать прием посетителей, оказывать содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Информировать установленных лиц об изменении рабочего графика Руководителя.

8. Обеспечивать «кофе-брейк» Руководителю и его посетителям. Контролировать расход продуктов, подавать заявки на пополнение запаса. Соблюдать санитарные правила при организации «кофе-брейка».

9. Обрабатывать материалы командировки, оформлять отчет о командировке Руководителя. Оформлять авансовые отчеты, командировочные расходы Руководителя.