Бизнес-ассистент / координатор проектов

Главная задача на старте — порядок и контроль сроков проектов.

Нужен структурный исполнитель, который видит все текущие проекты, фиксирует контрольные точки, ежедневно проверяет сроки и ответственных, заранее замечает отклонения и доводит задачи до завершения.

1. Ключевая зона ответственности — сроки проектов

• Вести единый реестр всех текущих мебельных проектов и их контрольных дат.

• Ежедневно проверять статусы по этапам: замер, дизайн, согласование, закупка, производство, доставка, монтаж, рекламации.

• Контролировать дедлайны и ответственных сотрудников по каждому этапу.

• За 3–5 дней до контрольной даты проверять готовность следующего этапа, а не ждать возникновения просрочки.

• Своевременно фиксировать отклонения: что задерживается, почему, кто отвечает и что нужно сделать для восстановления срока.

• Напоминать ответственным о задачах и добиваться подтвержденного результата.

• Подготавливать собственнику короткую сводку: проекты в норме / риск срыва / просрочка / принятое действие.

• Контролировать, чтобы договоренности после встреч и переписок попадали в задачи и не терялись.

2. Дополнительные задачи ассистента

• Фиксировать поручения собственника, назначать ответственных и сроки.

• Контролировать выполнение задач сотрудниками и подрядчиками.

• Готовить повестку к рабочим встречам и фиксировать итоговые решения.

• Собирать информацию от отделов в одном понятном формате.

• Поддерживать порядок в CRM, таблицах, папках, регламентах и рабочих документах.

• Выполнять поиск информации, готовить простые сравнения и варианты решений.

• Помогать в организационных задачах собственника, связанных с бизнесом.

• Использовать ChatGPT и другие AI-инструменты для подготовки документов, сводок и ускорения рутинных задач.

3. Кого мы ищем

На старте нам не нужен дорогой управленец. Нужен дисциплинированный человек с сильной исполнительской функцией и потенциалом к росту.

• Системный: любит списки, порядок, таблицы и понятные статусы.

• Внимательный: замечает пропущенный срок и незакрытую задачу.

• Настойчивый: не ограничивается сообщением «я напомнил», а проверяет результат.

• Спокойный в коммуникации: умеет корректно спрашивать статус и возвращать задачу ответственному.

• Быстро обучается и не боится большого количества параллельных проектов.

• Уверенно работает с Excel / Google Таблицами, календарем, мессенджерами; CRM будет преимуществом.

• Грамотно пишет и умеет кратко формулировать суть проблемы.

• Опыт координатором, помощником руководителя, администратором, project assistant или бизнес-ассистентом желателен, но не обязателен для сильного кандидата.

Важно: мы не ищем человека, который сразу будет строить стратегию или руководить всей компанией. Сначала — качественное исполнение, прозрачность задач и контроль сроков.

4. Как будет оцениваться результат

Показатель

Что считается хорошим результатом

Сроки проектов

Нет “неожиданных” просрочек: риски выявлены заранее и вынесены на решение.

Контроль задач

У каждой задачи есть ответственный, срок и понятный статус.

Дисциплина

Просроченные задачи не зависают без напоминания и эскалации.

Отчетность

Собственник быстро понимает состояние проектов без ручного обзвона команды.

Порядок

Информация по проектам хранится системно и доступна для работы.

5. Условия и мотивация

• Полная занятость, работа в связке с собственником компании.

• Москва / Московская область.

• Стартовый оклад — 80 000 ₽ на руки.

• KPI — до 20 000 ₽ в месяц за дисциплину сроков, актуальность статусов и выполнение контрольных показателей.

• Совокупный доход на старте — до 100 000 ₽ на руки.

• Пересмотр дохода — по мере фактического расширения ответственности и самостоятельности.

6. Перспектива роста

Эта позиция создается с перспективой развития человека внутри компании. Если ассистент показывает системность, надежность и способность управлять не только своими задачами, но и процессами других сотрудников, зона ответственности будет расширяться.

Бизнес-ассистент

Координатор процессов

Операционный менеджер

Операционный директор

Рост не привязан к формальному сроку. Он зависит от того, насколько человек способен самостоятельно удерживать процессы, контролировать сотрудников и освобождать собственника от операционной рутины.

Ключевой принцип роли

Увидел риск → уточнил статус → поставил задачу → проконтролировал → получил результат.