Администратор - делопроизводитель

АНО «Белая трость» ищет внимательного, собранного и ответственного администратора‑делопроизводителя. Организация основана людьми с инвалидностью по зрению и уже более 10 лет создает проекты, меняющие представление о возможностях, сотрудничестве и человеческом потенциале

Обязанности

Делопроизводство:

• Принимать и регистрировать входящие и исходящие документы, вести электронный и/или бумажный реестр документов;
• Контролировать полноту комплекта документов и приложений к ним;
• Готовить документы по шаблонам и черновикам от руководителей, передавать на редактуру, согласование и подпись, отслеживать сроки и маршрут движения;
• Отправлять подписанные документы адресатам (почта, курьерские службы, электронная почта), при необходимости контролировать возврат оригиналов;
• Архивирование, систематизация и актуализация документов(электронный и бумажный архив);
• Поддерживать порядок в сетевых папках и настраивать уровни доступа, еженедельно готовить сводку по документам в работе и просрокам.

Административно‑хозяйственный контур:

• Ежедневно присутствовать в офисе в течение рабочего дня;
• Работать с входящей корреспонденцией и курьерскими службами, принимать посетителей обеспечивая комфортное приветствие и первичную коммуникацию;
• Поддержание рабочего состояния офиса (контроль исправности оборудования, чистоты, порядка);
• Заказывать и контролировать наличие канцтоваров и расходных материалов, решать базовые хозяйственные вопросы (заявки на ремонт, взаимодействие с обслуживающими организациями)
• Организовывать отправку и получение документов (Почта России, курьерские службы, ПЭК и др.);
• Подготовка офиса к встречам и совещаниям (наличие напитков, канцелярии, чистота помещения);
• Выполнять небольшие организационные поручения, связанные с работой офиса.

Что важно для нас:

• Внимательность, аккуратность и ответственность;
• Грамотная устная и письменная речь.
• Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel), электронной почтой, облачными хранилищами (Google Диск, Яндекс Диск или аналоги);
• Умение вести реестры, таблицы и систематизировать информацию;
• Дисциплина в соблюдении и контроле сроков выполнения задач;
• Внимание к реквизитам, версиям документов, датам и фамилиям;
• Спокойный, деловой и конструктивный стиль коммуникации с коллегами и внешними контрагентами;
• Готовность к ежедневной работе в офисе (удалённый формат не предусмотрен);
• Строгое соблюдение конфиденциальности внутренней документации;
• Способность самостоятельно доводить понятную задачу до конечного результата без постоянного контроля.

Будет плюсом:

• Опыт работы делопроизводителем, секретарём, офис‑менеджером или администратором от 1 года;
• Опыт взаимодействия с бухгалтерскими и/или юридическими документами;
• Готовность осваивать и применять современные ИИ‑инструменты в работе.

Условия и преимущества:

• График 5/2, рабочий день с 10:00 до 17:45 (перерыв на обед 45 минут, время согласовывается отдельно);
• Испытательный срок: 35 000 рублей в месяц до вычета НДФЛ;
• После испытательного срока: 50 000 рублей в месяц до вычета НДФЛ;
• Премия: обсуждается индивидуально;
• Оформление по ТК РФ, стабильная заработная плата, оплачиваемые отпуска, больничные;
• Работа в выходные: по необходимости, обсуждается заранее;
• Работа в спокойном офисе;
• Реальный вклад в социально значимые проекты, которые меняют жизни людей.

О компании АНО «Белая трость» — это команда, где инклюзия и развитие каждого сотрудника не просто слова. Мы реализуем уникальные проекты в России и за рубежом, поддерживаем смелость мысли, творчество и индивидуальный подход. У нас ценят инициативу, открытость и стремление делать мир лучше. Присоединяйся — вместе мы создаём пространство, где раскрываются экстрабилити каждого!