Помощник руководителя/офис-менеджер

Суть должности

Мы объединяем в одной должности две зоны: помошника руководителя и хозяина офиса. Это не две работы — это одна работа: сделать так, чтобы у руководителя и у команды не отваливались задачи по срокам, документам и быту.

Нам нужен не «секретарь только для кофе и звонков» и не «подай-принеси». Нужен системообразующий человек, от которого зависит, работает компания как часы.

Условно нагрузка делится пополам.

Организация работы руководителя

• Организация командировок: транспорт, проживание, маршрут, авансовые отчёты.
• Единый список поручений — без потерянных пунктов и повторных напоминаний.

Документы и коммерческая поддержка

• Подготовка и оформление коммерческих предложений, писем по шаблонам компании.
• Сбор комплектов документов для участия в тендерах и закупках, отслеживание сроков подачи.
• Проверка входящих документов на комплектность и корректность реквизитов, подготовка к подписанию.
• Ведение реестров: договоры, коммерческие предложения, заявки.
• Работа с деловой перепиской: разбор входящей почты, подготовка ответов, контроль, чтобы ни одно письмо не осталось без реакции.

Контроль поручений и коммуникации

• Контроль исполнения поручений другими подразделениями: кто, что, к какому сроку, на какой стадии.
• Коммуникация с заказчиками, подрядчиками, поставщиками от имени руководителя — вежливо и по существу.
• Организация и протоколирование совещаний: повестка, протокол, решения, ответственные, последующий контроль.

Аналитика и отчётность

• Сбор и сведение данных в таблицы: статусы объектов, воронка тендеров, сроки, суммы.
• Подготовка сводок для руководителя — коротко, в цифрах, к нужному сроку.
• Поиск информации: контрагенты, цены, требования документации.

Блок 2. Офис и хозяйственное обеспечение

Закупки и бюджет

• Обеспечение офиса всем необходимым: канцелярия, хозтовары, вода, расходники для техники, кухня.
• Работа с поставщиками: сравнение 3–5 предложений, выбор лучшей цены при сопоставимом качестве, переговоры об условиях.
• Планирование месячного и квартального бюджета офиса, контроль расходов, поиск разумной экономии без потери комфорта команды.
• Первичные документы по закупкам: счета, накладные, акты; передача в бухгалтерию.

Подрядчики и помещение

• Взаимодействие с клинингом, IT-обслуживанием, арендодателем : пропуска, парковка, места общего пользования.
• Приёмка работ подрядчиков: проверка качества, контроль сроков, умение вежливо, но твёрдо добиваться результата.
• Эксплуатация офиса: понимать, куда звонить при аварии, отключении, поломке техники или климата, и решать вопрос до конца.

Внутренний сервис и приём гостей

• Встреча заказчиков и партнёров: переговорная, чай/кофе, комфортная и деловая атмосфера.
• Приём и распределение звонков, работа с почтой и курьерскими службами.
• Решение бытовых вопросов сотрудников — так, чтобы человек с вопросом получил ответ, а не «отфутболивание».
• Помощь в организации корпоративных мероприятий — как приятное дополнение, а не основная нагрузка.

Как расставляются приоритеты

Роль совмещённая, поэтому правила простые и обсуждаемые «на берегу»:

• Первый приоритет — сроки с внешними последствиями: подача тендера, ответ заказчику, подписание договора.
• Второй — задачи руководителя на текущий день.
• Третий — хозяйственные задачи; они планируются заранее, а не делаются в авральном режиме.

Требования

• Опыт: от 6 лет помощником руководителя, ассистентом, офис-менеджером, администратором, специалистом по документообороту или тендерным специалистом.
• Грамотность: безупречный письменный русский язык — вы пишете письма, которые не нужно переписывать.
• Документы: уверенное владение MS Word и Excel (таблицы, фильтры, базовые формулы), аккуратное оформление документов.
• Цифровые инструменты: почта, календарь, мессенджеры, облачные диски, электронный документооборот — уверенно, на уровне ежедневной работы.
• Счёт: умение вести учёт расходов и объяснить, из чего сложилась сумма.
• Самоорганизация: умение держать несколько параллельных дел и не терять сроки без внешних напоминаний.
• Коммуникация: спокойный, доброжелательный, дипломатичный стиль; умение корректно донести неудобную информацию.
• Конфиденциальность: понимание, что коммерческая информация не выходит за пределы компании.

Будет большим плюсом

• Опыт в строительстве, ремонте или проектировании; понимание базовой терминологии (СМР, ВОР, смета, генподряд, КП).
• Опыт участия в закупках: ЕИС/госзакупки, коммерческие площадки (Bidzaar, B2B-Center и подобные).
• Понимание первичных документов: счёт, акт, УПД, накладная.

Что для нас важно в человеке

• Проактивность. Хороший сотрудник не ждёт фразы «закончилась бумага» — он видит, что она заканчивается, и заказывает заранее. Замечает скрипящий стул в переговорной и вызывает мастера до первой жалобы.
• Внимание к деталям. Опечатка в реквизитах или неверная дата в письме для вас — не мелочь.
• Надёжность. Пообещали к 15:00 — сделали к 15:00 или предупредили заранее.
• Умение держать границы. Внутренний сервис важен, но бюджет компании — не безлимитный кошелёк. Нужно уметь вежливо отказать и сослаться на регламент.
• Стрессоустойчивость. Важно уметь гасить конфликт, а не разжигать.
• Обучаемость. Готовность разбираться в новом — от закупочных процедур до строительной терминологии.
• Здравый смысл. Умение отличить, что решается самостоятельно, а что выносится руководителю.