Консультант отдела документационного обеспечения и кадровой работы

обеспечивать работу с посетителями в приемной главы администрации района, выполнять поручения главы администрации района;

обеспечивать передачу документов на рассмотрение главе администрации района и возвращать ее ответственным исполнителям;

принимать, регистрировать и направлять телефонограммы, факсограммы, доводить их до руководства и исполнителей. Вести учет телефонных звонков, поступающих главе администрации района с последующим докладом;

вызывать по поручениям главы администрации района на совещания работников администрации района, предприятий и организаций района;

создавать и уточнять информационно-справочный материал: телефонные справочники администрации района, государственных органов, учреждений, предприятий и организаций, служебных и домашних телефонов руководителей структурных подразделений администрации района;

обеспечивать прием документов, поступивших на официальный электронный адрес главы администрации района;

вести рабочий календарь (график) главы администрации района;

организовывать работу водителя служебного автомобиля, закрепленного за главой администрации района;

выполнять курьерские обязанности;

обеспечивать рабочее место главы администрации района канцелярскими принадлежностями;

осуществлять запись граждан на прием главы администрации района и заместителей главы администрации района;

организация личного приема граждан главой администрации района;

осуществлять сбор информации, подготовку и направление в уполномоченные органы правового акта о назначении ответственных дежурных администрации района, обеспечивать ознакомление работников, участвующих в дежурстве, с инструкциями ответственных дежурных, контролировать несение дежурства;

осуществлять организацию и подготовку поздравлений руководителей организаций, взаимодействующих с администрацией района, сотрудников администрации района со знаменательными датами, осуществлять подготовку и отправку поздравительных открыток (телеграмм, писем);

осуществлять подготовку наградных материалов, направление и сопровождение процесса представления работников администрации района и работников организаций, взаимодействующих с администрацией района, к наградам администрации города Нижнего Новгорода, ведомственным и государственным наградам в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов;

осуществлять сбор, подготовку и направление в департамент цифровой трансформации администрации города Нижнего Новгорода информации по предоставлению муниципальных услуг в администрации района по форме № 1-ГМУ в целях проведения анализа и размещения в ГАС «Управление»;

осуществлять сбор информации со структурных подразделений администрации района в целях подготовки и организации оперативных совещаний;

участвовать в организации процесса делопроизводства и электронного документооборота (СЭД) в администрации района в соответствии с правилами, установленными нормативно-правовыми актами;

регистрировать входящую корреспонденцию, поступившую посредством электронной почты, факса, почтовой службы, администрации города (постановления, распоряжения), Городской Думы, представителей организаций в СЭДО по направлению «Служебная корреспонденция»;

регистрировать исходящую корреспонденцию в СЭДО;

подготавливать проекты резолюций с указанием срока исполнения для утверждения главе администрации района в СЭДО;

отслеживать сроки исполнения служебных документов СЭДО;

доводить информацию о фактах нарушения сроков исполнения до начальника отдела, заместителя начальника отдела;

осуществлять отправку документов посредством электронной почты и почтовой службы;

осуществлять учет и выдачу служебных удостоверений;

вести табель учета рабочего времени работников администрации района;

осуществлять ознакомление работников администрации с изменением действующего законодательства, а также нормативно-правовых актов органов местного самоуправления;

осуществлять регистрацию и доведение до сведения исполнителей приказов и распоряжений главы администрации района, издаваемых в рамках исполнения функций, возложенных на администрацию района;

осуществлять рассмотрение и подготовку ответов на обращения граждан и организаций, запросы администрации города Нижнего Новгорода и Правительства Нижегородской области по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

участвовать в организационном обеспечении мероприятий администрации района, в которых задействован отдел, выполнять конкретные задания, поставленные начальником отдела, заместителем начальника отдела.