Секретарь-референт

• Фильтрация входящих и исходящих писем и подготовка ответов на них

• Ведение календаря руководителя: планирование встреч, согласование времени, предупреждение конфликтов и контроль соблюдения расписания

• Организация приема посетителей

• Подготовка документов для подписания, оформление доверенностей, сопроводительных писем и протоколов встреч

• Координация командировок: бронирование транспорта и вариантов размещения, оформление командировочных документов

• Ведение документооборота в приемной генерального директора

• Работа с офисной техникой, организация ремонта/обслуживания, обеспечение офисных затрат/закупок по мелким поручениям для приемной

• Сбор и подготовка материалов для совещаний и презентаций, подготовка справок и кратких аналитических выжимок по запросу руководителя

• Контроль исполнения поручений руководителя: коммуникация с ответственными, напоминания и составление сводок

• Соблюдение конфиденциальности и корпоративной этики при работе с документами и персональной информацией

• Владение основами делопроизводства и документооборота: свободное владение нормативной базой по делопроизводству (ГОСТы), знание видов документов, сроков хранения, порядка составления номенклатуры дел и передачи дел в архив

• Знание правил делового общения и этики, включая речевой этикет
• Знание правил работы с конфиденциальной информацией
• Владение основами организации труда, планирования рабочего времени

• Знание требований охраны труда

  Умения и навыки

• Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Опыт работы с электронным документооборотом (1С:ЭДО)
• Работа с информацией и документами: умение собирать, обрабатывать, анализировать данные, составлять и редактировать документы (письма, протоколы)
• Организационные навыки: планирование рабочего времени руководителя, координация встреч и мероприятий, контроль исполнения поручений
• Коммуникативные навыки: грамотной речью для корректного приема посетителей генерального директора, умение вести деловую переписку (email, мессенджеры)
• Технические навыки: навыки скоростного письма, записи и расшифровки аудио
• Навыки работы с офисной техникой (принтер, сканер)
• Секретарь должен быть готов к выполнению протокольных и сервисных функций, в частности, уметь профессионально готовить и подавать кофе и другие напитки для генерального директора и его гостей, а также поддерживать порядок в приемной генерального директора

Личностные качества

• Организованность и умение управлять временем

• Стрессоустойчивость и адаптивность (работа часто идёт в условиях дедлайнов и неожиданных изменений)

• Коммуникабельность и эмоциональный интеллект

• Ответственность и безупречная деловая репутация

• Проактивность и готовность учиться

• Оформление в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации
• Своевременная выплата заработной платы 2 раза в месяц
• Предоставление скидок на медицинские услуги клиники