Помощник руководителя/офис менеджер

Офис-менеджер / помощник руководителя

Компания АЛТ — транспортно-экспедиционная компания, работающая с 2008 года.

Мы растём, развиваем новые направления и усиливаем внутренние процессы. Сейчас ищем структурного, ответственного и инициативного офис-менеджера / помощника руководителя, который поможет держать в порядке текущие процессы и участвовать в реализации новых задач и проектов.

О роли

Это не позиция, где нужно только отвечать на звонки, заказывать канцелярию и выполнять разовые поручения.

Нам нужен человек, который умеет организовать процесс, зафиксировать договорённости, проконтролировать сроки, собрать информацию и довести задачу до результата.

В работе будут как административные задачи, так и организация мероприятий, подготовка материалов, взаимодействие с подрядчиками и участие во внутренних проектах компании.

Чем предстоит заниматься

• Выполнять организационные и рабочие поручения руководителя
• Организовывать встречи, совещания и мероприятия
• Вести календарь, фиксировать договорённости и контролировать сроки
• Вести задачи в Bitrix и следить за их исполнением
• Координировать подрядчиков и сотрудников по текущим задачам
• Собирать, систематизировать и оформлять информацию
• Работать с Excel / Google Sheets, таблицами и простой отчетностью
• Готовить презентации, документы, материалы для встреч и проектов
• Помогать с оформлением и визуальной подачей материалов
• Решать текущие организационные и офисные вопросы
• Контролировать наличие необходимых товаров и расходных материалов для офиса
• Организовывать рабочие места для новых сотрудников
• Поддерживать порядок в административных процессах офиса

Отдельная часть работы — проекты и визуал

Периодически нужно будет:

• помогать в организации корпоративных мероприятий и внутренних проектов
• искать подрядчиков, площадки, товары и оптимальные варианты
• собирать презентации и визуальные материалы
• работать с Canva и аналогичными сервисами
• помогать превращать идею руководителя в понятный и аккуратно оформленный результат

Поэтому нам важна не только исполнительность, но и насмотренность, аккуратность и чувство визуала.

Нам подойдёт человек, который

• структурный и организованный
• внимательный к деталям
• ответственно относится к срокам и договорённостям
• умеет одновременно вести несколько задач и расставлять приоритеты
• не теряет информацию и не требует постоянных напоминаний
• умеет самостоятельно разобраться в новой задаче
• доводит начатое до результата
• инициативный — видит проблему и предлагает решение
• грамотно общается с коллегами и подрядчиками
• умеет работать быстро, но без потери качества
• обладает хорошим визуальным вкусом и насмотренностью

Что важно

• Уверенное владение Excel / Google Sheets
• Уверенная работа с компьютером и онлайн-сервисами
• Опыт работы с CRM, Bitrix или другими таск-системами
• Умение работать с документами, таблицами и большим объёмом информации
• Опыт работы офис-менеджером, помощником руководителя, координатором или администратором будет преимуществом

Будет плюсом опыт работы с Canva, презентациями, мероприятиями, подрядчиками или проектными задачами.

Что предлагаем

• Работа в стабильной компании с 2008 года
• Официальное оформление
• График: 5/2, с 09:00 до 18:00
• Работа в офисе в Ульяновске
• Работа напрямую с руководителем
• Разнообразные задачи и участие в проектах компании
• Возможность профессионального роста и расширения зоны ответственности
• Обучение и поддержка на этапе адаптации
• Корпоративная мобильная связь
• Комфортный офис: кухня, кофемашина, зона отдыха

Кого мы хотим видеть в этой роли

Нам нужен не человек, который ждёт подробной инструкции на каждую задачу, а надёжный помощник, которому можно передать задачу и быть уверенным, что она не потеряется и будет доведена до результата.

Если вам нравится наводить порядок в процессах, организовывать, искать решения и видеть конкретный результат своей работы — откликайтесь.