Офис-менеджер

ООО «Северо-восточная компания» осуществляет строительство собственного Мультимодального транспортно-логистического комплекса в муниципальном округе Певек, Чукотка. Комплекс ориентирован на предоставление широкого спектра логистических, технических, ремонтных и иных услуг, в том числе открытое складское хранение различных видов грузов (включая минеральное сырье, контейнеры, генеральные грузы) и выполнение грузовых перевозок.

Офис-менеджер (с функциями HR-поддержки и документооборота)

Локация: г. Москва (офис, формат работы 5/2).

Зона ответственности: Администрирование и координация офисов в Москве, Санкт-Петербурге и г. Певек (Чукотский АО).

Основные задачи (чем предстоит заниматься):

1. Администрирование и координация офисов:

- Обеспечение бесперебойной работы московского офиса (взаимодействие с арендодателем, БЦ, клининг, оргтехника, пропускной режим).

- Удаленная координация административных вопросов офиса в Санкт-Петербурге (контроль работы локального персонала/подрядчиков, решение операционных задач).

- Взаимодействие с сотрудниками/представителями в г. Певек (Чукотский АО) с учетом территориальной удаленности и часового пояса (+9 МСК): организация логистики документов и оборудования, контроль административных регламентов, координация закупок и поставок расходных материалов.

2. HR-поддержка и адаптация:

- Ведение вакансий, поиск и первичный отбор кандидатов на площадке hh.ru (по заявкам руководителей отделов).

- Организация процесса адаптации новых сотрудников (рабочее место, доступы, техника, учетные записи, welcome-инструктаж, знакомство с регламентами компании).

- Сбор и передача кадровых документов в отдел кадров/бухгалтерию (заявления, копии документов, листы ознакомления и т.п.).

3. Документооборот, тендеры и банковский мониторинг:

- Подготовка справок, писем, приказов и иных документов по запросам сотрудников и внешних контрагентов.

- Размещение информации и пакетов документов на тендерных площадках (подготовка комплектов по требованиям, отслеживание сроков, внесение изменений).

- Участие в подготовке документов для мониторинга банков: сбор анкет, выписок, справок, учредительных и иных документов по требованиям комплаенс-служб.

- Работа в системах электронного документооборота: Контур и/или СБИС (отправка/прием документов, работа с входящими требованиями, настройка маршрутов согласования, сверка статусов).

4. Снабжение офиса и взаимодействие с отделами:

- Закупка канцелярии, хозяйственных товаров, воды и иных расходных материалов для московского офиса; контроль бюджета.

- Организация закупок и отправка необходимых материалов для офисов в СПб и Певеке.

- Оперативное взаимодействие со всеми отделами компании (ИТ, бухгалтерия, юристы, коммерческий блок, руководство).

Требования к кандидату:

Опыт и профессиональные навыки:

- Опыт работы офис-менеджером, администратором или помощником руководителя от 2-х лет (желательно в компании с филиальной структурой или распределенной командой).

- Уверенное владение системами ЭДО: Контур, СБИС (или Диадок).

- Опыт работы с платформой hh.ru (публикация вакансий, работа с откликами, первичный скрининг).

- Опыт работы с тендерными площадками будет существенным преимуществом.

- Понимание основ кадрового делопроизводства (состав заявлений, приказов, служебных записок).

- Уверенный пользователь ПК (MS Office, Google Workspace, мессенджеры, Zoom/Telegram-конференции).

Личные качества:

- Мультизадачность: способность удерживать в фокусе задачи по трем географическим точкам и быстро переключаться между операционными и документарными задачами.

- Ответственность и самостоятельность: готовность доводить задачи до результата без постоянного контроля.

- Внимательность к деталям: работа с документами, цифрами и реквизитами требует высокой аккуратности.

- Коммуникабельность: умение выстраивать дистанционную работу с коллегами из других городов и часовых поясов.

- Стрессоустойчивость: спокойное отношение к срочным задачам, изменениям вводных и работе в условиях сжатых сроков.

Условия работы:

- Оформление по ТК РФ, «белая» заработная плата.

- График работы: 5/2, с 8:00 до 17:00 (офис в Москве).

- Испытательный срок: 3 месяца.

- Корпоративная мобильная связь.

- Современный офис, дружный коллектив.

- Возможность профессионального.