Бизнес-ассистент генерального директора

Привет! Мы — один из лидирующих туроператоров региона, «Янтарный Край»!

Более 14 лет принимаем туристов в Калининградской области, представляем крупнейших федеральных туроператоров. Агентская сеть по России — более 300 партнеров.

Ищем бизнес-ассистента генерального директора, который контролирует процессы и задачи, работает с информацией и освобождает время руководителя для управления компанией.

График: 5/2 с 09:00 до 18:00
Доход: 50 000–80 000 ₽ на руки

ПРИ ОТКЛИКЕ ПРИКРЕПЛЯЙТЕ РЕЗЮМЕ В ФОРМАТЕ WORD-ДОКУМЕНТА

❗ Роль бизнес-ассистента

Организовывать выполнение задач генерального директора, контролировать поручения и сроки, координировать сотрудников, готовить информацию и обеспечивать административную работу офиса.

Главная задача: освободить время генерального директора от операционных, организационных и административных вопросов, обеспечить выполнение поручений в срок, сохранить важные задачи, договоренности и информацию.

Принцип работы: задача выполнена после получения требуемого конечного результата.

Нам близки люди, которые:

• ясно выражают мысли, умеют договариваться и находить общий язык с людьми;
• спокойно реагируют на критику и решают проблемы;
• стремятся к саморазвитию и оптимизации процессов;
• любят задачи «со звездочкой»;
• внимательны, дисциплинированны, надежны, честны и порядочны;
• соблюдают технологии, субординацию и сроки;
• умеют планировать рабочее время и позитивно относятся к миру.

Самообучение в компании — обязательная часть работы.

Что вы должны знать и уметь

• иметь опыт работы бизнес-ассистентом, помощником руководителя, координатором проектов, администратором или с аналогичным функционалом;
• фиксировать и контролировать поручения, организовывать встречи и совещания, вести протокол;
• переводить договоренности в задачи: что сделать, кто отвечает, срок, результат;
• грамотно писать, составлять деловые письма и документы;
• быстро искать, структурировать и анализировать информацию, проводить сравнительный анализ и работать с таблицами;
• владеть Microsoft Office, Google Docs, Google Sheets, уверенно пользоваться ПК;
• работать в Битрикс24 либо быстро его освоить, пользоваться AI-инструментами;
• взаимодействовать с подрядчиками и поставщиками, работать с договорами, контролировать оплаты и сроки;
• знать деловой этикет и основы документооборота, иметь опыт делового общения.

Будет преимуществом: базовое понимание экономики предприятия, финансов, продаж и управления.

❗ Чем вы будете заниматься?

1. Рабочее время генерального директора — 10%

Планировать встречи и совещания, напоминать о договоренностях, готовить информацию и документы, при необходимости помогать с отдельными личными организационными вопросами.

2. Администрирование офиса — 15%

Контролировать канцелярию, хозяйственные и расходные материалы, организовывать закупки; работать с поставщиками, обслуживающими организациями и собственниками здания; контролировать расходы, субаренду и платежи; вести бронирование и подготовку конференц-зала; готовить рабочие места; контролировать мебель, технику и ремонт; корреспонденцию, курьерские отправления и прием гостей.

3. Поручения генерального директора — 30%

Фиксировать поручения; назначать ответственного, срок и результат; контролировать выполнение; информировать генерального директора; самостоятельно решать вопросы в рамках полномочий.

4. Совещания и координация — 15%

Организовывать совещания, запрашивать материалы, вести протокол; фиксировать ответственных, сроки и результат; контролировать решения; получать информацию от сотрудников; координировать подразделения и передачу информации; контролировать договоренности и сроки; сообщать о существенных проблемах; участвовать в рабочих группах.

5. Поиск и подготовка информации — 10%

Искать и структурировать информацию, изучать рынок, искать поставщиков и подрядчиков, запрашивать коммерческие предложения, собирать данные, сравнивать варианты, составлять таблицы, готовить выводы и решения.

Формат: вопрос → что изучено → варианты → плюсы и минусы → рекомендация.

6. Документы и деловая информация — 5%

Готовить письма и документы, собирать их на подпись, контролировать движение и систематизацию, готовить таблицы, отчеты и презентации, обеспечивать быстрый доступ к информации, соблюдать конфиденциальность.

7. Командировки и мероприятия — 15%

Командировки: планировать поездки; бронировать билеты, гостиницы и трансферы; формировать программу; собирать данные о встречах; согласовывать вопросы с принимающей стороной; готовить документы; контролировать расписание, изменения бронирований и отчетные документы.

Мероприятия: организовывать деловые и корпоративные мероприятия, совещания и обучения; работать с площадками и подрядчиками; сравнивать предложения; согласовывать место, питание, оборудование и услуги; контролировать сроки, готовность и договоренности; решать вопросы во время мероприятия.

За какой результат вам будут платить

Генеральный директор освобожден от значительной части операционных, организационных и административных вопросов и концентрируется на управлении компанией и стратегических задачах.

Поручения выполняются в срок; встречи организованы; информация предоставляется своевременно; решения контролируются; подразделения взаимодействуют; документы систематизированы; офис и конференц-зал готовы; платежи контролируются; командировки и мероприятия организованы полностью.

График и условия

5/2 с 09:00 до 18:00. Приходить нужно не позднее чем за 15 минут, чтобы к 09:00 подготовиться, проверить готовность офиса и приступить к работе.

• официальное трудоустройство с первого рабочего дня;
• оплачиваемые отпуск и больничный;
• обучение, профессиональное и карьерное развитие;
• работа напрямую с генеральным директором;
• дружная команда, комфортная атмосфера;
• офис — вилла в центре города.

❗ Доход

Первый месяц — 50 000 ₽ на руки.

Со второго месяца — оклад + премиальная часть по личным показателям. Диапазон — 50 000–80 000 ₽ на руки.

KPI: выполненные в срок поручения; просроченные поручения; % загрузки офисов субарендаторами.

Подчинение и карьерный рост

Прямое подчинение — генеральному директору.

Взаимодействие с руководителями и сотрудниками подразделений, производственным директором, его заместителем, менеджерами по бронированию, подрядчиками, поставщиками и партнерами.

На новые вакансии в первую очередь рассматриваем сотрудников, которые выполняют показатели на 100%, лояльны компании, соблюдают договоренности и показывают результат. Возможен рост в управление проектами, операционное управление и другие управленческие функции.

Кого мы не хотим принимать

Кандидата без опыта с аналогичным функционалом и опыта продаж; без интереса к туризму; человека, который не учитывает интересы собственника, не хочет работать по установленным технологиям, обманывает или скрывает информацию, нарушает сроки и договоренности, недоброжелателен в общении.

Если вы узнали в описании себя и наши условия вам откликаются — ждем ваш отклик!

Нам нужен человек, который держит слово, любит порядок, самостоятельно разбирается в вопросах и доводит поручения до результата.

Этапы отбора:
Резюме → Анкета → Знакомство с генеральным директором → Гостевой день / стажировка → Основное собеседование → Трудоустройство.

Откликайтесь — будем рады познакомиться и рассказать о работе и возможностях развития. ‼ Прикрепите резюме в формате Word-документа.