Управляющий делами семьи / Личный ассистент (Head of Household / Family Office Assistant)

Мы ищем профессионала, который возьмет на себя операционное управление повседневной жизнью семьи с тремя детьми.

Обязанности:

1. Управление расписанием и коммуникациями:

• Комплексное планирование ежедневного, недельного и месячного графика всех членов семьи (включая деловые встречи, светские мероприятия, хобби и отдых).
• Контроль образовательного процесса детей: сверка расписания занятий с репетиторами и школами, логистика по доставке детей на кружки/секции, решение организационных вопросов с учебными заведениями.
• Организация медицинского сопровождения: запись к специалистам, контроль прохождения плановых осмотров, ведение медицинских карт, взаимодействие со страховыми компаниями.
• Фильтрация звонков и сообщений, взаимодействие с внешними контактами от лица семьи.

2. Администрирование домашнего хозяйства и бюджет:

• Полный цикл управления домашним персоналом (няни, водители, помощница по хозяйству): координация по найму, расписание, задачи, контроль исполнения.
• Мониторинг состояния недвижимости (чистота, порядок, работа инженерных систем, исправность бытовой техники).
• Взаимодействие с подрядчиками (клининговые компании, службы охраны, химчистки). Организация плановых и аварийных ремонтных работ.
• Ведение учета расходных материалов, продуктов длительного хранения и бытовой химии с составлением еженедельных закупочных листов.
• Ведение семейного бюджета в рамках выделенного лимита, планирование крупных закупок.
• Подготовка ежемесячной отчетности по расходам с детализацией по категориям.

3. Мероприятия и поездки

• Сопровождение частных и семейных мероприятий (дни рождения, праздники, приемы гостей): контроль сроков, работы подрядчиков.
• Организация поездок любой сложности: бронирование авиабилетов и ж/д билетов, выбор и бронирование отелей, аренда автотранспорта.
• Визовая поддержка всей семьи (сбор документов, взаимодействие с визовыми центрами и консульствами).
• Составление детальных маршрутов с учетом интересов взрослых и детей.

Требования к кандидату:

• Опыт: от 3-х лет в качестве личного ассистента или управляющего делами в семьях с высоким уровнем жизни (обязательно наличие детей в семье работодателя).
• Навыки управления: Системное мышление, умение одновременно вести несколько проектов, отличные навыки делегирования и контроля сроков исполнения.
• Личные качества: Высокий уровень эмоционального интеллекта, внимание к деталям, стрессоустойчивость, дипломатичность. Умение сохранять конфиденциальность и держать субординацию, оставаясь при этом инициативным.
• Технические навыки: Продвинутый пользователь ПК (пакет MS Office — особенно Excel для отчетов, Google-календари, мессенджеры). Приветствуется знание Trello/Notion или аналогичных планировщиков.
• Юридический статус: Наличие статуса самозанятого или ИП (для официального и прозрачного сотрудничества по договору ГПХ).
• Языки: Английский язык — уровень Intermediate и выше (обязательно для бронирования отелей и общения с иностранным персоналом/подрядчиками).

Условия работы:

• График: 5/2 (суббота и воскресенье — выходные). Рабочий день с 9:00 до 19:00.
• Режим труда: В течение дня предусмотрен гибкий перерыв на обед и отдых общей продолжительностью до 2 часов (в зависимости от текущей загруженности).
• Режим связи: В нерабочее время и в выходные дни доступность по телефону/мессенджерам для решения экстренных или уточняющих вопросов (не постоянно, а единичные ситуации).
• Работа в районе м. Маяковская
• Оплата: Обсуждается индивидуально с успешным кандидатом по итогам собеседования, зависит от уровня компетенций и опыта.