Family office менеджер / Личный ассистент руководителя

LuckyGroup — международная компания, создающая и развивающая проекты и решения в сфере медиабаинга и партнёрского маркетинга.

Ищем сильного Family office manager — человека, который станет правой рукой руководителя и возьмёт на себя координацию личных и организационных задач.

Это не классическая позиция секретаря или административного ассистента. Нам нужен самостоятельный управленец, который умеет организовывать процессы, координировать людей и подрядчиков, контролировать выполнение задач и выстраивать работающие регламенты.

Чем предстоит заниматься:

• Координировать работу личного персонала и подрядчиков: ставить задачи, контролировать сроки и качество выполнения.

• Организовывать подбор и адаптацию личного персонала: водители, домашний персонал, помощники и др.

• Выстраивать и внедрять регламенты, инструкции, чек-листы и стандарты работы.

• Вести систему задач руководителя: фиксировать договорённости, контролировать дедлайны, инициировать follow-up и своевременно напоминать о важных вопросах.

• Решать нестандартные задачи «под ключ»: находить нужных специалистов, товары, услуги, организовывать сложную логистику и мероприятия.

• Собирать и анализировать информацию, сравнивать варианты и предлагать оптимальное решение с аргументацией.

• Вести переговоры с подрядчиками и поставщиками, добиваться лучших условий и оптимизировать расходы.

• Контролировать бюджеты, расходы и финансовую отчётность по порученным направлениям.

• Предлагать и реализовывать улучшения процессов, предотвращать проблемы до их возникновения.

• Выполнять личные поручения руководителя и обеспечивать высокий уровень сервиса.

• При необходимости сопровождать руководителя в поездках и командировках.

Наши ожидания:

• Опыт работы личным ассистентом первого лица, Chief of Staff, project/operations manager или на аналогичной позиции с широким кругом ответственности.

• Опыт координации людей и подрядчиков, в том числе без прямого административного подчинения.

• Навык самостоятельного подбора персонала и проведения собеседований.

• Опыт разработки регламентов, инструкций и чек-листов с нуля.

• Сильные навыки планирования и управления большим количеством параллельных задач.

• Системность, внимательность к деталям и развитый навык follow-up.

• Умение самостоятельно искать информацию, анализировать варианты и принимать решения.

• Опыт переговоров и работы с подрядчиками.

• Ответственное отношение к финансам и конфиденциальной информации.

• Высокий уровень самостоятельности и готовность работать в режиме высокой динамики.

Будет преимуществом:

• Опыт работы с личным персоналом и family office.

• Опыт управления проектами или операционными процессами.

• Английский язык на уровне от B2.

• Опыт международных командировок и организации поездок.

• Владение Notion, Asana, Todoist и другими task-management системами.

• Использование AI-инструментов для автоматизации и ускорения рабочих процессов.

Что мы предлагаем:

• формат работы: remote + командировки;

• гибкий full-time график с плавающим распределением нагрузки;

• оформляем по ТК РФ и всё, что с этим связано.