Офис менеджер/координатор проектов

Ищем человека, который станет универсальным помощником нашей команды и человеком, благодаря которому всё работает.

Сразу про самое важное.

У нас нет фразы «это не моя работа»

И это действительно принципиально.

Сегодня вы можете вести переписку с партнёрами, собирать статусы по проекту и контролировать дедлайны.

Через час — распечатать документы, отсканировать договор и вызвать курьера.

Перед важной встречей — проверить офис и заметить, что на столе пыль. И протереть её. Не искать человека, в чьи должностные обязанности входит пыль.

Закончилась вода — заказать.

Гости пришли раньше — встретить.

После встречи остались чашки — убрать или помыть.

Нужно срочно купить рамку, найти типографию, забрать документы, заказать цветы, выяснить, почему не приехал курьер, написать десяти партнёрам, собрать таблицу или найти человека, который починит принтер, — значит, задача просто должна быть решена.

Нам нужен человек, который не рассуждает, достаточно ли задача соответствует его должности. Он думает, как её решить.

При этом мы не ищем уборщицу, курьера или секретаря.

Мы ищем умного, быстрого и очень самостоятельного человека, который может утром обсуждать рабочий вопрос с партнёром, днём собирать информацию по проекту, а вечером помочь привести офис в порядок — и не чувствовать, что какая-то из этих задач «ниже его уровня».

Потому что для нас нет задач «ниже уровня». Есть задачи, которые нужно сделать.

Что будет в работе

Очень разное:

• помощь сотрудникам офиса с текущими поручениями;

• координация различных проектов;

• общение с партнёрами в рабочих чатах;

• контроль сроков и договорённостей;

• звонки, поиск информации, бронирования, заказы;

• документы, таблицы, принтер, сканер;

• курьеры, доставки и покупки;

• подготовка офиса и переговорной к встречам;

• контроль того, чтобы в офисе было всё необходимое;

• порядок в общих пространствах;

• десятки небольших вопросов, которые возникают каждый день и которые кто-то должен просто взять и решить.

Какого человека мы ищем

Того, кто видит задачу раньше, чем ему её поставили.

Увидел стопку чашек — убрал.

Заметил, что заканчивается бумага, — заказал.

Понял, что к завтрашней встрече понадобятся распечатки, — уточнил про файлы заранее.

Партнёр не ответил — напомнил, а не ждал неделю.

Появилась проблема — пришёл не только с проблемой, но и с вариантом решения.

Нам не очень подходит:

«А кто должен это сделать?»

Нам очень подходит:

«Я уже сделала».

Нам очень нужен человек, которому можно сказать «разберись, пожалуйста» — и больше не держать эту задачу в голове.