Главный методолог в канцелярию

Соберите методологию канцелярии холдинга под ключ и возглавьте её запуск: вы задаёте единые правила работы с документами для всей группы компаний и доводите их до реальной работы на местах.

У холдинга около 50 юридических лиц и более 12 тыс. человек, есть СЭД (Directum RX) и потоки документов, но нет единого свода правил и единой канцелярии как процесса и команды. Вам предстоит создать методологию с нуля — от инструкции по делопроизводству до номенклатуры и регламентов и вместе с командой довести её до внедрения во всех бизнес-юнитах. Главное в роли — чтобы единые правила реально прижились у людей и юрлиц с разными интересами, а работа документов стала прозрачной и управляемой.

О проекте и роли

• Роль совмещает две функции: главный методолог (свод правил под ключ) и руководитель запуска канцелярии (команда, внедрение, тираж)
• Проектная роль на срок запуска (около 1-1,5 года) с перспективой возглавить направление
• Масштаб: около 50 юридических лиц, более 14 тыс. человек, действующая СЭД Directum RX
• Работаете в связке с командой повышения операционной эффективности (ПОЭ), командой развития СЭД и КФС
• Единые правила — обязательный стандарт со сроками подключения бизнес-юнитов
• Цель — самостоятельная команда, которая ведёт процесс после проекта

Чем предстоит заниматься

• Разработать инструкцию по делопроизводству — единый стандарт для всех юрлиц холдинга
• Построить номенклатуру дел по бизнес-юнитам на единых принципах
• Написать регламенты по видам документов: входящие, исходящие, ОРД, доверенности
• Задать правила архива и хранения (гибридная модель: корреспонденция — центр, договоры — у юристов)
• Описать единую точку входа, правила регистрации и маршрутизации, требования к реквизитам, нумерации и единой НСИ
• Сформировать матрицу ответственных за заведение дел
• Согласовать методологию со смежными функциями (юристы, АХО, ИТ, служба безопасности)

Запуск и команда

• Возглавить запуск канцелярии: пересобрать команду, распределить роли и обучить людей
• Свести разрозненные точки входа (бумажная почта через АХО, ЭДО) в единый процесс
• Организовать единую точку регистрации и маршрутизацию в Directum RX, сопровождать перенос правил в систему
• Заложить основу для электронного архива и работы с ЭДО

Внедрение и тираж

• Описать бизнес-процесс функционирования централизованной канцелярии
• Провести пилот на 2-3 юрлицах, собрать обратную связь и докрутить процесс
• Выстроить волновой тираж на остальные бизнес-юниты по графику
• Внедрять правила на местах: обучение, методподдержка, снятие сопротивления
• Готовить памятки, инструкции и обучающие материалы простым языком
• Передать практику внутренней команде, чтобы она вела процесс самостоятельно, и показывать эффекты

Мы ждём, что вы

• Создавали канцелярию и методологию ДОУ с нуля, желательно в холдинговых структурах
• Глубоко знаете делопроизводство и нормативную базу
• Умеете писать понятные регламенты и инструкции, которыми реально пользуются
• Руководили командой и запускали процессы (канцелярию, ОЦО или делопроизводство)
• Вели проекты изменений: обучение, снятие сопротивления, работа с разными юрлицами и функциями
• Внедряли или развивали СЭД и понимаете, как правила ложатся на систему
• Доводите методологию до готовности к внедрению, а не до «папки на полке»
• Структурны, внимательны к деталям и доводите начатое до работающего результата

Будет большим плюсом

• Опыт запуска канцелярии или централизации ДОУ в холдинге с множеством юрлиц
• Знание Directum RX
• Опыт с ЭДО и электронным архивом
• Опыт наведения порядка в документообороте после «зоопарка» систем и правил
• Опыт управления обучением и адаптацией пользователей
• Знание ГОСТ Р 7.0.97-2025 и типовых перечней Росархива

Первые 3-6 месяцев в роли

• Провести обследование: как документы входят и движутся сейчас, где теряются
• Закрепить целевую модель и единые правила, подготовить проект инструкции по делопроизводству
• Разработать номенклатуру дел и регламенты по видам документов
• Пересобрать команду и запустить пилот на 2-3 бизнес-юнитах
• Подготовить и стартовать тираж на остальные бизнес-юниты по графику