Референт руководителя

Happy Job в поисках Ассистента/ референта руководителя

Happy Job - исследовательская компания, которая с помощью собственной IT-платформы и экспертизы в управлении изменениями и HR-консалтинге помогает бизнесу развиваться. Мы специализируемся на развитии корпоративной культуры и HR-бренда.

Наша команда Happy Job проводит опросы вовлеченности и лояльности персонала в компаниях, работающих на российском рынке, с 2015 года. За это время такие исследования были проведены в более 1000 компаний, и в них приняли участие более 2 млн человек.

С 2024 года Happy Job запустила сертификацию компаний, показавших высокие результаты опроса, а с 2025 года мы отмечаем их заслуги в развитии корпоративной культуры не только сертификатами, но и специальными стикерами «Отличное место для работы», которые компании размещают как знак отличия на своих офисах и в розничных точках продаж.

Мы ищем человека, который поможет руководителю держать фокус на главном: управлять календарем, фиксировать решения, контролировать договоренности и обеспечивать безупречную организацию рабочих процессов.

Это роль для того, кто любит порядок в динамике, умеет видеть на несколько шагов вперед и спокойно работает с большим количеством задач, людей и информации.

Чем предстоит заниматься

• Организовывать рабочий день руководителя: календарь, встречи, совещания, переговоры, поездки и командировки

• Готовить встречи «под ключ»: собирать материалы, подтверждать участников, формировать повестку, обеспечивать организационные детали

• Вести протоколы встреч: фиксировать решения, сроки и ответственных, оформлять и направлять итоговые договоренности участникам

• Вести реестр поручений и контролировать исполнение в трекере: отслеживать статусы, напоминать коллегам о сроках, подсвечивать риски и готовить краткие отчеты для руководителя

• Координировать коммуникации с коллегами, клиентами, партнёрами и контрагентами: деловая переписка, звонки, согласование встреч и документов

• Готовить письма, справки, презентации, информационные материалы и другие рабочие документы

• Поддерживать порядок в документах, задачах и рабочих коммуникациях

• Сопровождать руководителя на внешних мероприятиях: выставках, конференциях, эфирах на радио и телевидении

• Выполнять личные поручения, связанные с деловым сопровождением руководителя

• Бережно работать с конфиденциальной информацией

Что ждем от вас:

• Имеете высшее образование

• Работали референтом, бизнес-ассистентом, помощником руководителя или на похожей позиции от 2–3 лет

• Умеете превращать обсуждения в понятный план действий: фиксировать решения, дедлайны и ответственных

• Имеете опыт контроля поручений и координации задач между несколькими участниками

• Грамотно и уверенно общаетесь устно и письменно

• Знаете основы делового этикета, документооборота и делопроизводства

• Уверенно работаете в MS Office, Google Workspace, почте, мессенджерах и таск-трекерах

• Имеете опыт деловой переписки и взаимодействия с клиентами, партнёрами или подрядчиками

• Владеете английским на уровне деловой переписки и коммуникации - будет преимуществом кандидата (будем тестировать в разговорном формате)

Каким человеком мы вас видим

• Вы организованны и внимательны к деталям: ничего не теряется, договоренности не забываются, сроки под контролем

• Умеете работать в высоком темпе и расставлять приоритеты, когда задач много

• Действуете проактивно: не ждете напоминания, а заранее замечаете, что потребуется руководителю и команде

• Тактичны, доброжелательны и уверенно выстраиваете коммуникацию с людьми разного уровня

• Сохраняете спокойствие в нестандартных ситуациях

• Надежны и понимаете ценность конфиденциальности

Что предлагаем

• График работы 5/2

• Конкурентный уровень дохода, который обсудим по итогам интервью

• Работу в команде Happy Job - компании, которая помогает бизнесу слышать сотрудников, развивать сильные команды и строить культуру вовлечённости

• Задачи с высокой степенью самостоятельности и заметным влиянием на эффективность работы руководителя и команды

• Возможность быть в центре ключевых процессов компании, участвовать в организации внешних активностей и взаимодействии с партнерами

Если вам нравится наводить порядок в сложных процессах, держать договоренности под контролем и быть надежной опорой руководителя - ждем резюме