Ассистент по проектам и мероприятиям

Формат: удалённо, 4 часа в день, 5/2
Время работы: вечером по московскому времени, после 18:00

О руководителе

Мы работаем в сфере интеллектуальных игр, мероприятий и образовательных проектов.

Наши проекты связаны с зарубежным рынком — поэтому английский язык регулярно используется в работе: нужно искать информацию на английском, писать людям, общаться с американскими компаниями и разбираться в местной специфике.

Работа очень разноплановая. Сегодня нужно найти площадку для мероприятия, завтра — сравнить несколько подрядчиков, послезавтра — написать потенциальному партнёру или разобраться, как подать заявку на какой-нибудь проект.

Поэтому нам нужен человек, которому интересно разбираться в новых вещах и переключаться между разными задачами.

Кого мы ищем

Нам нужен человек, на которого можно постепенно передавать всё больше задач и быть уверенными, что они не потеряются.

Не обязательно иметь большой опыт работы именно ассистентом. Гораздо важнее, чтобы вы:

• были организованным человеком и не забывали про договорённости;
• умели самостоятельно разобраться в незнакомой задаче;
• не ждали подробной инструкции на каждый шаг;
• замечали, если что-то пошло не так, и предлагали решение;
• спокойно относились к рутинным задачам, если они нужны для результата;
• умели вежливо напомнить человеку о себе, если он не ответил;
• могли напомнить руководителю о задаче или дедлайне, если она потерялась среди других дел;
• не боялись написать незнакомому человеку или позвонить, если это необходимо.

Не требуется быть суперопытным менеджером. Если вы быстро учитесь, умеете искать информацию и нормально чувствуете себя в ситуации «я раньше этого не делал(а), но сейчас разберусь» — это гораздо важнее.

Если вам нравится узнавать, как всё устроено в другой стране, общаться с людьми, находить интересные проекты и при этом держать в порядке десятки небольших задач, вам, скорее всего, будет интересно.

Чем предстоит заниматься

Искать информацию и разбираться в новых темах

Например:

• найти интересные выставки или конференции в США и собрать их в сравнительную таблицу: даты, стоимость, аудитория, масштаб;
• найти организации, школы, библиотеки или компании, с которыми потенциально можно сотрудничать;
• найти несколько подходящих площадок для мероприятия и сравнить условия;
• разобраться, какие документы нужны для участия в проекте;
• найти нужного специалиста или подрядчика.

Общаться с людьми и компаниями

Например:

• написать площадке и узнать стоимость аренды;
• связаться с потенциальным партнёром;
• запросить коммерческое предложение;
• напомнить человеку, который не ответил;
• договориться о времени созвона;
• уточнить детали заказа или услуги.

Большая часть общения происходит на английском.

Помогать организовывать мероприятия

Например:

• найти площадку;
• сравнить несколько вариантов;
• заказать доставку или нужные материалы;
• найти фотографа, флориста, дизайнера или другого подрядчика;
• собрать информацию о мероприятии в одном месте;
• проконтролировать, что всё необходимое заказано и сделано вовремя.

Не нужно быть профессиональным event-менеджером. Важно не потерять детали и довести задачу до результата.

Искать и контролировать подрядчиков

У нас есть постоянная команда, дизайнеров, авторов, веб-дизайнеров и фотографов, но периодически нам нужны фрилансеры на короткие задачи: нужно будет найти несколько подходящих кандидатов, посмотреть их работы и отзывы, сравнить стоимость и условия, договориться о задаче и потом проконтролировать выполнение.

Работать с таблицами, документами и базами

Например:

• привести в порядок Google Sheets;
• собрать информацию из нескольких источников;
• заполнить заявку;
• подготовить документ по шаблону;
• систематизировать контакты;
• обновить базу потенциальных партнёров;
• следить за тем, чтобы информация была актуальной.

Помогать с социальными сетями

Контент уже будет подготовлен — не нужно самостоятельно придумывать стратегию или писать посты с нуля.

Нужно будет:

• вовремя публиковать готовые материалы в Facebook, Instagram, YouTube и TikTok;
• проверить, что всё опубликовано правильно;
• иногда немного обработать фото или видео;
• корректировать контент с помощью ИИ
• мониторить Facebook-группы и Instagram по готовому ТЗ и находить подходящие возможности для публикаций или взаимодействия.

Здесь особенно важны аккуратность и отсутствие пропущенных задач.

Что нам важно

Английский — уверенный рабочий уровень. Нужно свободно читать, писать письма и сообщения; иногда возможны короткие созвоны.

Умение искать информацию. Не просто найти первый результат в Google, а проверить несколько источников, сравнить варианты и сделать вывод.

Организованность. Если вы договорились что-то сделать к пятнице, задача не должна исчезнуть из вашей памяти в четверг.

Самостоятельность. Если инструкция закончилась на полпути, вы не останавливаетесь, а пытаетесь понять, что делать дальше.

Коммуникабельность. Придётся общаться с людьми разного возраста, профессий и культурного бэкграунда.

AI-инструменты. Мы активно используем ChatGPT, Claude и другие AI-инструменты. Важно не просто знать, что они существуют, а уметь использовать их для реальной работы: поиска, анализа, подготовки текстов, структурирования информации и т.д.

Готовность учиться. Например, если сегодня вы никогда не работали с LinkedIn, это не проблема. Важно, чтобы вы могли разобраться и через некоторое время уже уверенно им пользовались.

Что вы получите

Это не вакансия, где весь день нужно выполнять одну и ту же рутинную задачу.

Вы будете работать с реальными международными проектами, мероприятиями и бизнес-задачами, много общаться на английском и постепенно разбираться в том, как устроен американский рынок.

Можно будет попробовать себя в самых разных направлениях: event management, research, коммуникации, маркетинг, работа с подрядчиками и организация проектов.

Как откликнуться

Начните сообщение со слова «зануда» — это маленькая проверка на внимательность :)

А дальше коротко расскажите:

1. чем вы занимались раньше;
2. почему вам интересна именно эта работа;
3. какой пример из вашей жизни показывает, что вы умеете доводить до конца скучную, рутинную или сложную задачу.

Не нужно писать длинное мотивационное письмо. Нам гораздо интереснее увидеть живого человека и понять, почему вам может быть интересно работать вместе.