Специалист службы рекламы

Санкт-Петербург, Кирочная улица, 39

Метро: Чернышевская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Подготовка, проверка и согласование договоров с подрядчиками (рендеры, дизайн, наружка, диджитал, SMM, мерч, типографии и т.д.);
Ведение документооборота в системах ЭДО;
Контроль статусов отправленных и полученных документов, оперативное реагирование на отказы и расхождения;
Сбор, проверка и контроль комплектности закрывающих документов от подрядчиков (акты, УПД, счета-фактуры, накладные, отчеты об оказанных услугах);
Ведение реестра действующих договоров с привязкой к ответственным специалистам и направлениям;
Контроль актуальности договоров, доп. соглашений, спецификаций, приложений;
Контроль соответствия закрывающих документов условиям договоров и фактически оказанным услугам / поставленным товарам;
Передача документов в бухгалтерию в установленные сроки;
Взаимодействие с финансовым отделом и бухгалтерией по вопросам оплат и закрытия периода;
Подготовка для руководства отдела свободных отчетов по статусу документооборота, задолженностям, незакрытым актам;
Участие в подготовке тендерной документации и закупочных процедур;
Взаимодействие с отделом закупок при выборе и проверке новых подрядчиков (проверка контрагента, комплект учредительных документов);
Контроль договоров на передачу прав на рекламные материалы (авторские права, лицензии на изображения и шрифты).

Требования:

Опыт работы с первичной документацией и договорами не менее 1-2 лет;
Знание 1 С, опыт работы в системах ЭДО;
Понимание основ бухгалтерского документооборота (обязательные реквизиты акт/УПД, сроки выставления и т.д.);
Желателен опыт работы в рекламном/маркетинговом подразделении или агентстве - специфика подрядчиков (рендеры, дизайн, наружка) может отличаться от стандартного документооборота.

Условия: