Секретарь руководителя

Обязанности:

• Планирование рабочего графика руководителя (встречи, совещания, командировки)

• Приём и распределение входящих звонков, фильтрация корреспонденции (бумажной и электронной), передача информации адресатам

• Ведение делопроизводства: регистрация, учёт и хранение входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов, приказов и распоряжений

• Подготовка и оформление деловой документации (служебные записки, письма, протоколы совещаний, отчёты) по поручению руководителя

• Организация проведения совещаний, в том числе по средствам видеоконференцсвязи (ВКС), при необходимости ведение протоколов совещаний

• Организация и контроль текущего хозяйственного обеспечения офиса (канцелярия, расходные материалы, бытовая химия, питьевая вода и т. д.)

• Взаимодействие с подрядными организациями по вопросам обслуживания офиса (уборка, ремонт, обслуживание техники и систем жизнеобеспечения)

• Контроль состояния офисного оборудования (компьютеры, принтеры, факсы, телефоны, системы кондиционирования и т. п.), своевременное информирование IT‑отдела и технических служб о неисправностях

• Координация взаимодействия между структурными подразделениями компании по организационным вопросам;

• Оперативное взаимодействие с органами власти по текущим организационным вопросам

• Поддержка документооборота с контролирующими и надзорными органами в части организационных вопросов

• Осуществление приема и отправки почтовой корреспонденции через Почту России, экспресс - почту

• Участие в организации корпоративных мероприятий, поздравлении работников компании

• Выполнение иных поручений Генерального директора, относящиеся к деятельности секретаря

• любит порядок и системность, внимателен к деталям и точен
• доброжелателен и умеет выстраивать коммуникацию
• быстро ориентируется в задачах и оперативно их закрывает
• уверенно чувствует себя в СЭД ХК
• имеет опыт работы в госструктурах либо опыт взаимодействия с госорганами именно по части делопроизводства (входящая/исходящая корреспонденция, отчёты, согласования)

• Также важно отличное знание русского языка: орфография, пунктуация, стилистика, без ошибок в деловой переписке

• График работы 5/2, с 09:00 до 18:00
• Официальная заработная плата + материальная помощь к отпуску