Специалист по административной работе и документообороту

В связи с расширением команды ищем ответственного, самостоятельного и быстро обучаемого специалиста, который будет заниматься подготовкой документов, коммерческих предложений, таблиц, ведением документооборота и сопровождением текущих задач руководителя.

Нам нужен человек, которому можно передать исходные данные, обозначить ожидаемый результат и получить на выходе готовый, аккуратно оформленный документ, таблицу, письмо, коммерческое предложение или собранную и структурированную информацию.

Основные задачи

• подготовка и оформление коммерческих предложений;
• подготовка и оформление приложений, спецификаций и других рабочих документов на основе предоставленных исходных данных;
• работа с различной деловой документацией, спецификациями, протоколами и сопроводительными материалами;
• подготовка деловых, сопроводительных и служебных писем;
• оформление и редактирование документов в Microsoft Word;
• подготовка таблиц, расчетов и сводной информации в Microsoft Excel;
• работа с объемами, стоимостью, сроками и другими исходными данными;
• сбор информации у сотрудников и формирование итоговых документов;
• ведение и систематизация входящей и исходящей документации;
• контроль движения, согласования и подписания документов;
• ведение электронного архива;
• контроль сроков исполнения отдельных поручений;
• поиск и систематизация необходимой информации;
• активное использование ИИ-инструментов для подготовки документов, анализа информации и ускорения повседневной работы;
• выполнение текущих организационных и административных задач по поручению руководителя.

Что мы ожидаем от кандидата

• уверенное владение Microsoft Word и Excel;
• грамотная устная и письменная речь;
• хорошее владение компьютером и современными офисными программами;
• внимательность к цифрам, датам, реквизитам и деталям;
• ответственность и исполнительность;
• способность работать одновременно с несколькими задачами;
• высокая обучаемость;
• умение самостоятельно разобраться в поставленной задаче;
• способность находить необходимую информацию и предлагать решение;
• системность и аккуратность в работе;
• умение соблюдать сроки и доводить задачи до результата;
• готовность активно осваивать новые программы и инструменты.

Будет преимуществом

• опыт работы с деловой или договорной документацией;
• опыт подготовки коммерческих предложений, писем, приложений и других рабочих документов;
• опыт работы в строительной, проектной или подрядной организации;
• понимание структуры строительной документации;
• базовое понимание смет, графиков производства работ, КС-2, КС-3 и исполнительной документации;
• опыт работы с электронным документооборотом;
• использование ИИ-инструментов;
• продвинутые навыки Excel.

Какой специалист нам подойдет

В первую очередь ищем человека с хорошей обучаемостью, ответственностью и умением самостоятельно работать с новой информацией.

Не требуется знать все процессы заранее. Важно, чтобы при получении незнакомой задачи человек мог разобраться в вопросе, задать необходимые уточнения, воспользоваться доступными инструментами и довести задачу до готового результата.

Строительное образование не является обязательным.

Для нас особенно важны: ответственность, скорость работы, внимательность, многозадачность, инициативность, обучаемость и аккуратность.

Условия

• полная занятость;
• работа в непосредственном взаимодействии с руководителем компании;
• разнообразные задачи в сфере документооборота, коммерческой и административной работы;
• обучение внутренним процессам компании;
• возможность постепенно увеличивать самостоятельность и зону ответственности;
• профессиональный рост при успешной работе;

Заработная плата — от 85 000 руб. на руки. Итоговый уровень обсуждается по результатам собеседования и зависит от опыта и компетенций кандидата.