Специалист по документообороту

ИЩЕМ ТИММЕЙТА В КОМАНДУ АДМИНИСТРАТИВНОГО СОПРОВОЖДЕНИЯ

Здесь ты будешь вести поток документов по маркетинговым направлениям: договоры, счета, акты, отчеты и другие — от создания и согласования до подписания, оплаты и закрытия

Это роль для человека, который умеет держать фокус на деталях, спокойно работает с большим объемом документов и помогает процессам двигаться вперед. Твой вклад будет влиять на стабильную работу разных направлений маркетинга: контента, медийной рекламы, продакшна, спецпроектов и других команд

С тебя — внимательность, системность и готовность включаться в задачи, где важна высокая точность. С нас — поддержка команды, понятный онбординг и обучение на реальных процессах в среде, где можно предлагать улучшения, наводить порядок в процессах и расти в экспертизе вместе с бизнесом.

В ЧЕМ ТВОЙ ВЫЗОВ?

• Вести потоки документов в рамках закрепленных направлений маркетинга и контролировать их движение на всех этапах
• Обрабатывать оригиналы документов через ЭДО — Контур.Диадок и Контур.Сайн
• Регистрировать документы в ЭДО Tessa и сопровождать их внутри процесса
• Сопровождать документы от создания до подписания: договоры, соглашения, приложения, счета, заявки, акты, отчеты, закрывающие документы и входящую корреспонденцию
• Помогать контрагентам и инициаторам корректно оформлять документы и разбираться в требованиях процесса
• Коммуницировать с контрагентами по вопросам подписания, получения оригиналов и закрывающих документов
• Сверять взаиморасчеты с контрагентами и помогать поддерживать актуальный статус по документам
• Взаимодействовать с менеджерами направлений, бухгалтерией, юридической командой, техподдержкой и другими смежными отделами
• Формировать регулярные отчеты по статусам, просрочкам и текущему объему документов.

ТРИ СОВПАДЕНИЯ - И НАМ ТОЧНО ПО ПУТИ:

• Ты можешь самостоятельно вести документы, контролировать сроки и не терять детали даже в большом потоке задач
• Тебе комфортна операционная среда, где важно быстро переключаться между документами, контрагентами, инициаторами и внутренними системами
• Ты внимательный, спокойный и командный человек: готов помогать, задавать вопросы, подсказывать участникам процесса и не молчать, если что-то идет не так.

КАКИЕ СКИЛЛЫ НАМ ВАЖНЫ:

• Есть опыт работы от 2-х лет с большим количеством документов и контроля их статусов
• Понимаешь основные виды документов и отличия между ними
• Знаешь структуру, правила оформления и логику формирования полного комплекта документов: от договора и приложений до закрывающих документов
• Умеешь вести деловую переписку с внутренними заказчиками и контрагентами
• Уверенно работаешь в Office и Google Docs
• Владеешь Excel или Google Sheets на среднем уровне: сводные таблицы, ВПР, основные формулы и функции
• Работал в электронных базах и системах документооборота.

ЧТО ДАЛЬШЕ ЕСЛИ СЛУЧИТСЯ МЭТЧ?

• Встреча с рекрутером
• Тестовое задание
• Встреча с руководителем в офисе.