Помощник руководителя / бизнес-ассистент

Здравствуйте!

Меня зовут Михаил. Я руководитель одного из направлений Digital Partners Global, международной IT-компании, которая разрабатывает интерактивные digital-решения для рынка недвижимости. Мы создаем презентационные продукты, B2B-инструменты и цифровые решения для девелоперов, партнеров и их команд продаж. - вот, примерно так заумно я бы начал эту вакансию, если бы искал опытного бизнес-ассистента.

Но так как мы решили пойти немного другим путем, объясню проще.

Мы интересные ребята и делаем крутые приложения для крупных застройщиков в Эмиратах и Саудовской Аравии.

У нас работают художники, дизайнеры, программисты, менеджеры, бухгалтеры, экономисты, аналитики, административный персонал и еще много людей, профессии которых иногда сложно объяснить родственникам с первого раза.

Кроме этого, часть нашей команды знает, что такое 6 7, что я считаю тоже важным отметить.

Помощник руководителя / бизнес-ассистент с обучением

Если совсем коротко

Сейчас мы ищем мне начинающего бизнес-ассистента.

В этот раз нам не нужен кандидат, который уже пять лет работает ассистентом и может закрыть половину задач с первого рабочего дня.

Наоборот, я готов взять человека практически без опыта и постепенно научить профессии с нуля.

Вакансия подойдет тем, кто только начинает карьерный путь, недавно закончил учебу или уже успел поработать, но совершенно в другой сфере и хочет освоить новую профессию.

Опыт работы ассистентом не является обязательным.

Из обязательного на старте есть одно существенное требование: английский язык не ниже B1 (Intermediate).

В остальном гораздо важнее то, как вы думаете, учитесь, работаете с информацией и относитесь к ответственности.

Мне нужен человек, у которого есть потенциал и желание стать хорошим специалистом.

Как будет устроена работа

Погружение будет постепенным.

Сначала простые и понятные задачи. Потом более самостоятельная работа. Дальше сложность и ответственность будут расти вместе с вашими знаниями и опытом.

Основная часть работы будет связана непосредственно с бизнесом: командой, проектами, клиентами, документами, таблицами, задачами и контролем исполнения.

Если очень примерно разбить задачи по процентам:

80% бизнес-задачи.
20% личные задачи руководителя.

Я часто нахожусь за пределами Челябинска, поэтому значительная часть наших планерок и встреч будет проходить онлайн.

При этом вы не будете сидеть в офисе в одиночестве с вопросом: «Что вообще происходит?».

На месте работает большая команда опытных ребят, которые помогут быстрее разобраться в компании, людях и процессах.

Чем предстоит заниматься

Главная задача проста по формулировке и не всегда проста в исполнении: помогать мне держать фокус, порядок и контроль над важными рабочими процессами.

В процессе работы вы научитесь:

1. Не давать задачам исчезать.

Фиксировать поручения, договоренности и следующие шаги.

Следить за сроками и статусами.

Понимать, что уже сделано, что зависло, кто должен действовать дальше и где необходимо напомнить.

В общем, делать так, чтобы важная задача не умерла где-нибудь между голосовым сообщением, звонком и рабочими чатами.

2. Работать с информацией.

Получить информацию, разобраться в ней, отделить важное от неважного и коротко донести суть.

Если чего-то не хватает, самостоятельно найти и проверить.

3. Помогать с коммуникацией

Организовывать встречи и звонки.

Связываться с сотрудниками, подрядчиками и партнерами.

Уточнять статусы, напоминать о договоренностях, фиксировать решения и следить, чтобы за разговорами действительно следовали действия.

4. Работать с документами и инструментами

Готовить и приводить в порядок документы, таблицы, списки, отчеты и презентационные материалы.

Работать с таск-менеджерами, календарями, мессенджерами и нейросетями.

5. Постепенно брать больше ответственности

На старте многие задачи будут выполняться по понятным инструкциям.

Со временем вы начнете самостоятельно видеть очевидные действия, задавать правильные вопросы и доводить задачи до результата.

Именно в этот момент работа ассистента станет значительно интереснее.

Кого я ищу

Опыт работы ассистентом здесь не самое главное.

Мне гораздо важнее человек, которого можно научить.

Скорее всего, у нас все получится, если вы:

- знаете английский минимум на уровне B1;

- способны удерживать внимание дольше 15 секунд;

- можете самостоятельно отключить уведомления и не проверять социальные сети каждые несколько минут;

- умеете прочитать текст и своими словами объяснить, что именно там было написано;

- нормально относитесь к рутинным, повторяющимся и не самым интересным задачам;

- спокойно и уважительно общаетесь с разными людьми;

- умеете задавать вопросы, когда информации действительно недостаточно;

- проверяете результаты собственной работы, особенно если использовали AI;

- не бросаете задачу при первых сложностях или скуке;

- способны признать ошибку, понять ее причину и изменить подход.

Последний пункт для меня особенно важен.

Ошибки неизбежны, особенно на этапе обучения. Главное, чтобы человек умел делать из них выводы и не повторял одну и ту же ситуацию по кругу.

Работа, скорее всего, не подойдет вам, если:

- любая повторяющаяся или скучная задача быстро становится для вас невыносимой;

- фраза «я не знаю как» обычно означает окончание попыток решить задачу;

- вы считаете, что созданный нейросетью текст проверять уже не нужно;

- вам тяжело получать обратную связь и менять привычный способ работы;

- вы хотите исключительно творческие задачи и свободу без контроля результата.

Профессия ассистента в значительной степени состоит из того, чтобы замечать детали, помнить договоренности, проверять, напоминать и доводить начатое до конца.

В том числе тогда, когда сама задача не вызывает восторга.

Если все это вас не пугает, продолжаем.

Что вы получите

1. Оплачиваемый вход в новую профессию

2. Реальные задачи вместо учебных симуляций

3. Прямую работу с руководителем

4. Опыт международной IT-компании

5. Английский в реальной работе

6. Возможность профессионального роста

Сначала вы освоите базовую механику работы: задачи, календарь, документы, встречи, сроки и коммуникацию.

Потом появятся вопросы, где нужно самостоятельно собрать информацию, связаться с несколькими людьми, понять ситуацию и предложить следующий шаг.

Дальше отдельные процессы и операционные вопросы могут переходить под ваш самостоятельный контроль.

В этот момент человек перестает быть начинающим помощником и становится сильным бизнес-ассистентом.

После этого можно развиваться глубже в профессии, двигаться в сторону операционного управления, координации или постепенно брать отдельные проекты.

При наличии способностей, амбиций и результатов в будущем возможен переход и в управленческие роли.

Я не обещаю, что через год вы станете директором департамента.

Но возможность получить сильную практическую школу бизнеса, управления и работы с людьми здесь точно есть.

Что из нее получится, во многом будет зависеть от вас.

Что делать дальше

Если после прочтения вакансии у вас появилось ощущение “да, это для меня”, отправьте отклик.

Поток откликов на первом этапе будет смотреть HR. Поэтому, если вы хотите, чтобы ваш отклик действительно выделился, не ограничивайтесь стандартной кнопкой “Откликнуться”.

Напишите короткое сопроводительное письмо.

Можно ответить на 3 вопроса:

1. Почему вы откликаетесь на данную вакансию?

2. Что еще важного вы можете рассказать о себе из того, что не отражено в резюме?

3. Какой у вас уровень английского языка? Где вы его изучали и как используете в реальной жизни?

Большое сопроводительное письмо писать не нужно.

Несколько нормальных человеческих абзацев дадут о вас значительно больше информации, чем страница текста про ответственность, коммуникабельность, стрессоустойчивость и желание развиваться в динамично развивающейся компании.

Если вы дочитали вакансию до этого места, это уже неплохой знак.

Значит, как минимум, с чтением текста длиннее чем описания Reels мы уже справились.

Желаю успехов и буду рад с вами познакомиться!

UPD: так как мы всё же IT-компания, есть огромный шанс, что мы также наслышаны о нейросетях.

Использовать ИИ в работе можно и нужно. Но в сопроводительном письме хотелось бы увидеть именно ваши мысли.

Если нейросеть напишет за вас полторы страницы про «уникальную возможность применить мои сильные стороны, раскрыть профессиональный потенциал, внести значимый вклад в развитие динамично развивающейся компании, эффективно решать амбициозные задачи и расти вместе с командой единомышленников», текст, скорее всего, будет выглядеть очень солидно, но совершенно ничего о вас не расскажет.