Бизнес-ассистент

Бизнес-ассистент исполнительного директора / Офис-менеджер

ООО «ЭлПиАй РУС» приглашает в команду бизнес-ассистента исполнительного директора.

Ищем организованного, ответственного и самостоятельного специалиста, который возьмет на себя поддержку исполнительного директора, административные процессы офиса и контроль ряда внутренних задач компании.

Основная цель позиции — разгрузить исполнительного директора от текущих организационных и административных вопросов, обеспечить выполнение поручений и бесперебойную работу внутренних процессов компании.

Чем предстоит заниматься

Поддержка исполнительного директора:

• выполнение текущих поручений исполнительного директора;

• ведение календаря задач и контроль сроков исполнения поручений;

• участие во встречах и совещаниях, ведение протоколов;

• фиксация договоренностей и контроль их выполнения;

• взаимодействие с сотрудниками и партнерами по поручению руководителя;

• подготовка документов, отчетов и необходимой информации;

• ведение авансовой отчетности руководителя;

• организация командировок: билеты, бронирования, логистика и сопутствующие вопросы;

• подготовка документов для оформления виз.

Офис-менеджмент и административная поддержка:

• обеспечение жизнедеятельности офисов компании: вода, кофе, канцелярия, расходные материалы и т. д.;

• взаимодействие с администрацией бизнес-центра, клинингом и техническими подрядчиками;

• оформление пропусков;

• организация и бронирование переговорных комнат;

• организация встреч руководства и сотрудников;

• взаимодействие с курьерскими службами, такси и сервисами доставки;

• организация отправки и получения документов и корреспонденции;

• участие в выборе и закупке подарков клиентам, партнерам и сотрудникам.

Документооборот и отчетность:

• обеспечение внутреннего документооборота;

• взаимодействие с бухгалтерией и юрисконсультом;

• согласование и передача счетов на оплату;

• подготовка заявок на оплату регулярных расходов;

• ведение табеля учета рабочего времени;

• подготовка приказов по командировкам, дополнительным рабочим дням и другим кадрово-административным вопросам;

• ведение графика рабочего времени и графика отпусков;

• контроль своевременного оформления авансовых отчетов сотрудников;

• подготовка отчетности по представительским и административным расходам.

Корпоративные сервисы, IT и связь:

• взаимодействие с IT-поддержкой;

• ведение электронного учета IT-оборудования и рабочих ноутбуков;

• участие в закупке компьютеров, ноутбуков и оргтехники;

• администрирование корпоративной мобильной связи;

• подключение новых и отключение уволенных сотрудников от корпоративных сервисов;

• работа с корпоративными личными кабинетами и контроль своевременной оплаты услуг.

ДМС, охрана труда и безопасность:

• ведение списков сотрудников по ДМС;

• подключение и отключение сотрудников от программы страхования;

• контроль сроков пролонгации страховых программ;

• взаимодействие со страховыми компаниями;

• взаимодействие с подрядчиками по охране труда и пожарной безопасности;

• контроль необходимой документации и подписания документов сотрудниками.

Дополнительно:

• учет корпоративного транспорта и расходов на топливо;

• работа с сервисами организации командировок;

• ознакомление сотрудников с внутренними документами и официальной информацией;

• участие в выставках и корпоративных мероприятиях компании;

• выполнение других организационных поручений исполнительного директора в рамках должности.

Наши ожидания

• опыт работы бизнес-ассистентом, ассистентом руководителя, офис-менеджером или административным специалистом;

• уверенное владение Excel, Word и другими офисными программами;

• опыт работы с 1С будет преимуществом;

• умение работать с документами, счетами и отчетностью;

• грамотная устная и письменная речь;

• высокий уровень самоорганизации;

• внимательность к деталям и срокам;

• способность одновременно вести несколько задач и правильно расставлять приоритеты;

• самостоятельность и готовность доводить задачи до результата;

• умение взаимодействовать с сотрудниками разных подразделений, подрядчиками и руководством;

• ответственность и конфиденциальность.

Что особенно важно для этой позиции

Нам нужен человек, который не просто фиксирует поручения, а контролирует их выполнение и самостоятельно сопровождает задачу до результата.

Важно уметь быстро переключаться между разными вопросами: сегодня это организация встречи руководителя, завтра — контроль счета, командировки, работа подрядчика или подготовка внутреннего документа.

Мы ценим инициативность: если вы видите, что административный процесс можно сделать проще, быстрее или выгоднее для компании, мы ожидаем предложений и готовы их обсуждать.

Мы предлагаем

• работу в стабильной компании;

• компенсация питания;

• разнообразные задачи и возможность влиять на внутренние процессы компании;

• работу с различными подразделениями, партнерами и подрядчиками;

• корпоративную мобильную связь;

• корпоративное такси для выполнения рабочих задач в соответствии с правилами компании;

• участие в выставках и мероприятиях компании;

• официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ.

Если вы умеете держать под контролем большое количество разноплановых задач, любите порядок в процессах и хотите стать надежной правой рукой руководителя — будем рады познакомиться.