Специалист по документообороту

Аэросити-2000 – лицензированная компания, одна из крупных транспортных компаний в г. Москва. Компания успешно работает с 2000 года, эффективно решая задачи по качественному и экологичному транспортированию коммунальных отходов. Наши клиенты – жители и юридические лица Москвы.

Мы ищем Специалиста по документообороту. Ваша задача — обеспечивать порядок в документах: точность, своевременность, сохранность.

Обязанности:

• Ведение документооборота (подготовка документов, сбор, учет и хранение документов).
• Ведение бумажного и электронного документооборота: реестров и архива, формирование архива для хранения эл. версий, актуальность справочника.
• При необходимости организация и контроль доставки и возврата оригиналов, внесение в архив.
• Подготовка документов для прохождения выездной проверки.
• Сбор первичной документации по запросам проверяющих органов.
• Сканирование/ копирование документов.
• Коммуникация с отделами по вопросам проверки и согласованию документов.
• По запросу бухгалтерии работа с первичной документацией (разборка, проверка и сортировка), проверка путевых листов.
• Проведение мероприятий по сбору недостающих документов (звонки контрагентам, электронная почта т.д.).
• Поездки в государственные органы (редко по необходимости).
• Ведение и контроль за качеством подготовки договоров и оформлением документов с контрагентами, процедурой внутреннего согласования документов и подписания – по запросу руководителей.
• Контроль сроков действия документов, организация подписания, доведение до ответственных лиц – по запросу руководителей.
• Формирование сводных отчётов, подбор документов - по запросу.
• Оформление документов: вносить реквизиты, заполнять шаблоны и прочие условия - по запросу.
• Выполнение отдельных поручений руководства.
• Взаимодействие с подразделениями компании.
• Контроль за своевременным выполнением задач.
• Отправление документации почтой России.

Требования:

• Высшее образование.
• Опыт работы с 1С: Документооборот, Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
• Внимательность в работе с документам, исполнительность, структурированный подход к работе.
• Разработка номенклатуры дел приветствуется.

Условия:

• Официальное оформление в соответствии с ТК РФ.
• График работы 5/2.
• Удобное расположение автобазы (Строгино).