Персональный ассистент / executive assistant

В связи с расширением круга задач руководитель ищет опытного персонального ассистента, который сможет стать надежной опорой в ежедневной работе и взять на себя организацию как деловых, так и личных процессов. Эта роль предполагает высокий уровень самостоятельности, ответственности и умение эффективно работать в условиях многозадачности.

Основные обязанности

Организация повседневных процессов

• Полное административное сопровождение руководителя.
• Координация личных и семейных вопросов, взаимодействие с подрядчиками и поставщиками услуг.
• Контроль выполнения поручений и сопровождение текущих задач.

Деловые и личные поездки

• Планирование командировок и семейных путешествий любой сложности.
• Бронирование авиабилетов, гостиниц, трансферов и аренды транспорта.
• Организация визовой поддержки и подготовка необходимых документов.

Административная поддержка

• Координация работы офисов и контроль административных расходов.
• Организация закупок и взаимодействие с сервисными компаниями.
• Контроль качества оказываемых услуг.

Координация исполнителей

• Взаимодействие с домашним персоналом, подрядчиками и внешними специалистами.
• Контроль сроков выполнения задач и исполнения договоренностей.
• Решение текущих организационных вопросов.

Документооборот и коммуникации

• Подготовка писем, презентаций и иных материалов на русском и английском языках.
• Сбор, анализ и систематизация информации.
• Организация деловой коммуникации с партнерами и контрагентами.

Планирование

• Ведение рабочего графика руководителя.
• Организация встреч и контроль исполнения поставленных задач.
• Напоминание о ключевых событиях и дедлайнах.

Конфиденциальность

• Работа с информацией ограниченного доступа.
• Соблюдение высоких стандартов деловой этики и абсолютная конфиденциальность.

Требования

• Высшее образование.
• Практический опыт работы персональным или executive-ассистентом не менее 5 лет.
• Английский язык на уровне advanced или выше; французский язык будет преимуществом.
• Опыт сопровождения руководителей и собственников бизнеса.
• Уверенное владение Microsoft Office и современными средствами онлайн-коммуникации.
• Желателен опыт организации поездок и работы с сервисами премиального уровня.
• Отличные организаторские способности, внимание к деталям и высокий уровень самостоятельности.
• Готовность к интенсивному темпу работы и нестандартному графику при необходимости.

Мы предлагаем

• Интересную и разноплановую работу с широким кругом задач.
• Возможность участвовать в сопровождении проектов различного уровня сложности.
• Конкурентный уровень дохода, который обсуждается индивидуально по итогам собеседования.