Офис-менеджер по документообороту

Офис-менеджер по документообороту
Администратор документооборота (договоры, платежные поручения)

Тип занятости: Полная занятость, офис (5/2, с 9:00 до 18:00)
Зарплата: от 70 000 руб. до вычета налогов (по итогам собеседования)
Место работы: Мурманск, ул. Софьи Перовской, 17

О компании
«КолаТур» — аккредитованный туроператор (реестровый номер №025504), головной офис в Мурманске. Специализируемся на организации туров на Кольский полуостров: Северное сияние, Териберка, Хибины, киты, снегоходы, рыбалка. Более 400 готовых туров, 37 уникальных экскурсий, собственная недвижимость для размещения и 64 партнера по региону.

В связи с увеличением объемов продаж и расширением штата мы открываем вакансию специалиста по договорной работе. Нам нужен сотрудник, который обеспечит качественную подготовку и контроль договоров и платежных документов.

Обязанности

1. Подготовка и проверка договоров — формируешь проекты договоров с контрагентами (юридическими и физическими лицами), сверяешь реквизиты (наименование, ИНН, адреса, банковские данные), проверяешь суммы, сроки и правильность заполнения всех полей. Договор должен быть готов к подписанию без замечаний.
2. Контроль соответствия сумм — проверяешь, что итоговая стоимость в договоре совпадает с внутренней калькуляцией тура, утвержденной руководителем. При обнаружении расхождений возвращаешь документ ответственному менеджеру с письменным пояснением причин.
3. Проверка платежных поручений — перед направлением документов в бухгалтерию на оплату проверяешь правильность заполнения платежных поручений: сумму цифрами и прописью, назначение платежа, банковские реквизиты получателя, очередность платежа. Ошибки в платежных документах влекут задержки оплаты — твоя задача исключить такие ситуации.
4. Ведение реестра договоров — систематизируешь все заключенные договоры в единой базе (Excel / CRM), фиксируешь даты подписания, сроки действия, суммы. В установленный срок информируешь ответственных менеджеров о предстоящем окончании срока действия договоров для их своевременной пролонгации.
5. Контроль первичной документации — проверяешь поступление закрывающих документов от контрагентов (акты, счета-фактуры), отслеживаешь их соответствие условиям договоров, передаешь в бухгалтерию для учета.
6. Взаимодействие с бухгалтерией и менеджерами — оперативно отвечаешь на запросы бухгалтерии по документам, помогаешь со сверкой взаиморасчетов, консультируешь менеджеров по вопросам оформления документов.

Требования
· Опыт работы с договорами и первичной документацией от 1 года. Юридическое или экономическое образование не обязательно, но приветствуется.
· Уверенное владение Microsoft Excel (сводные таблицы, фильтры, ВПР) и текстовыми редакторами.
· Понимание структуры договора (предмет, цена, порядок оплаты, сроки, реквизиты сторон) и требований к оформлению первичных документов.
· Внимательность — способность замечать несоответствия в цифрах и тексте при большом объеме информации.
· Ответственность и системность — доводишь начатое до конца, не теряешь документы, ведешь учет аккуратно.
· Грамотная письменная и устная речь — умеешь четко формулировать замечания по документам.
· Умение работать с большим объемом информации в сжатые сроки.

Условия

· Стабильный график 5/2, с 9:00 до 18:00.
· Офис в центре Мурманска (ул. Софьи Перовской, 17).
· Заработная плата от 70 000 руб. до вычета налогов (окончательная сумма определяется по итогам собеседования).
· Полное обучение на месте — ознакомление с внутренними регламентами, стандартами оформления документов, работой в учетных системах.
· Работа в компании-лидере туристического рынка Мурманской области.
· Дружный коллектив, прозрачные бизнес-процессы, отсутствие лишней бюрократии.

Как откликнуться
При отправке отклика на hh.ru в сопроводительном письме укажите кодовое слово «ДОКУМЕНТЫ» в первой строке. Это поможет нам быстрее обработать вашу заявку и пригласить на собеседование.