Администратор по документообороту

Администратор по документообороту / Делопроизводитель

Тип занятости: Полная занятость, офис (5/2, с 9:00 до 18:00)
Зарплата: от 70 000 руб. до вычета налогов (по итогам собеседования)
Место работы: Мурманск, ул. Софьи Перовской, 17

О компании «КолаТур»
«КолаТур» — аккредитованный туроператор (реестровый номер №025504) с главным офисом в Мурманске. Мы специализируемся на организации туров на Кольский полуостров: Северное сияние, Териберка, Хибины, киты, снегоходы, рыбалка. Более 400 готовых туров, 37 уникальных экскурсий, собственная недвижимость для размещения и 64 партнера по региону.

В связи с ростом объема продаж и увеличением документооборота мы открываем вакансию администратора-делопроизводителя. Нам нужен сотрудник, который возьмет на себя контроль за договорной работой и платежными документами.

Твои задачи

1. Проверка договоров — сверяешь реквизиты контрагентов (наименование, ИНН, юридические адреса), проверяешь суммы, даты, правильность заполнения всех полей. Важно, чтобы договор был оформлен юридически корректно еще до подписания.
2. Контроль соответствия сумм — проверяешь, что итоговая сумма в договоре совпадает с внутренней калькуляцией тура. Если видишь расхождение — возвращаешь менеджеру на доработку с четким пояснением, что именно не сходится.
3. Проверка платежных поручений — перед отправкой документов на оплату проверяешь правильность заполнения платежных поручений: сумма цифрами и прописью, назначение платежа, банковские реквизиты получателя. Ошибки в платежках могут привести к задержке оплаты — твоя задача этого не допустить.
4. Ведение реестра договоров — фиксируешь все заключенные договоры в единой таблице, отслеживаешь сроки их действия. Когда срок подходит к концу, заранее напоминаешь ответственному менеджеру о необходимости пролонгации.
5. Поиск и исправление ошибок — внимательно просматриваешь каждый документ на предмет опечаток, пропущенных полей, несоответствия цифр. Найденные ошибки возвращаешь исполнителю с понятным комментарием — что именно нужно поправить и почему.
6. Взаимодействие с бухгалтерией — помогаешь бухгалтерам со сверкой сумм по договорам и счетам, отвечаешь на их вопросы по документам. В сложные бухгалтерские проводки не погружаешься — твоя задача обеспечить первичный контроль.

Кого мы ищем

· Опыт работы с документами от 1 года. Это может быть любой офисный опыт: договоры, счета, акты, заявки, первичная документация. Юридическое образование не требуется — мы научим всему, что касается наших стандартов.
· Внимательность к деталям — ты замечаешь ошибку в ИНН или несовпадение суммы даже при беглом просмотре. Для тебя важно, чтобы все было правильно и аккуратно.
· Ответственность — ты понимаешь, что от качества твоей работы зависит, будут ли договоры подписаны, а оплаты проведены вовремя. Ты не пропускаешь документы «на автомате».
· Грамотная устная и письменная речь — при возврате документа на доработку ты можешь четко и корректно объяснить исполнителю, что именно нужно исправить.
· Умение работать с электронными таблицами и текстовыми документами (базовое владение Excel и Word).

Мы предлагаем

· Стабильный график 5/2, с 9:00 до 18:00 — работа в офисе в центре Мурманска.
· Заработная плата от 70 000 руб. до вычета налогов (финальная сумма обсуждается с кандидатом по итогам собеседования).
· Полное обучение на месте — мы познакомим тебя со всеми внутренними регламентами, покажем, как работают наши системы учета, объясним специфику документооборота туроператора.
· Работа в компании-лидере рынка со стабильным положением и понятными бизнес-процессами.
· Дружный коллектив и адекватное руководство — без бюрократии и лишней нервотрепки.

Важно!
Если ты дочитал и хочешь откликнуться — укажи в начале сопроводительного письма кодовое слово «ДОКУМЕНТЫ». Это поможет нам быстрее обработать твой отклик и пригласить на собеседование.