Операционный координатор

Привет! Я — Жасулан Мештаев, основатель PRODVIG. Мы — платиновый партнёр Битрикс24 в Казахстане, и с 2018 года помогаем компаниям автоматизировать их бизнес-процессы с помощью самых современных технологий. С помощью нашей команды мы внедряем CRM-системы, которые реально изменяют подход к управлению, увеличивают прибыль и улучшают эффективность работы.

Основные обязанности

Документооборот

— подготовка договоров, дополнительных соглашений и других документов по готовым шаблонам;

— проверка корректности реквизитов, сумм, сроков и условий в документах;

— отправка документов клиентам и партнёрам;

— контроль подписания договоров и закрывающих документов;

— систематизация и хранение документов в электронном виде;

— взаимодействие с бухгалтерией по вопросам первичной документации.

Работа с лицензиями и продлениями

— ведение реестра действующих клиентских лицензий и услуг;

— контроль сроков окончания и продления лицензий;

— заблаговременное уведомление клиентов о предстоящем продлении;

— подготовка и отправка счетов на оплату;

— контроль своевременного поступления оплаты;

— взаимодействие с клиентами и поставщиками по вопросам продления, оплаты и оформления документов;

— контроль полного завершения процесса: от уведомления клиента до оплаты и активации лицензии.

Финансы и оплаты

— подготовка платежных поручений и информации для проведения банковских платежей;

— передача счетов, актов и других документов бухгалтерии;

— контроль оплаты выставленных клиентам счетов;

— ведение реестра оплат и неоплаченных счетов;

— контроль дебиторской задолженности;

— своевременное напоминание клиентам о просроченных оплатах;

— сверка информации по счетам, оплатам и документам.

Организация внутренней работы

— контроль исполнения внутренних задач сотрудниками;

— координация работы кураторов и ответственных специалистов;

— контроль сроков и результатов выполнения задач;

— проведение небольших рабочих планёрок;

— фиксация договорённостей и контроль их исполнения;

— своевременное выявление просроченных, забытых или зависших задач;

— подготовка внутренних регламентов, инструкций, чек-листов и шаблонов;

— помощь в выстраивании понятного порядка в операционной работе компании.

Какой опыт будет преимуществом

Мы рассмотрим кандидатов с опытом работы на позициях:

— операционный координатор;

— операционный менеджер;

— исполнительный ассистент руководителя;

— Project Coordinator;

— координатор проектов;

— руководитель административного отдела;

— офис-менеджер с реальными управленческими и координационными функциями;

— специалист по документообороту и контролю оплат.

Преимуществом будет опыт работы:

— в сфере IT, автоматизации или B2B-услуг;

Для работы необходимо иметь:

— собственный исправный компьютер или ноутбук;
— рабочую камеру для участия в Zoom-встречах;
— гарнитуру или наушники с микрофоном;
— стабильный качественный кабельный интернет;
— возможность совершать звонки через IP-телефонию без перебоев и потери качества связи;
— тихое рабочее место для проведения звонков и онлайн-встреч.