Офис-менеджер

В активно развивающийся проектный отдел крупной проектно-строительной организации требуется офис-менеджер. Мы ищем инициативного и организованного специалиста, который поможет выстроить эффективную коммуникацию внутри команды и с Заказчиком, а также возьмёт на себя часть административных и координационных функций

Обязанности:

• Ведение протоколов внутренних совещаний и встреч с Заказчиком, структурирование ключевой информации.
• Ведение деловой переписки, контроль документооборота с Заказчиком (реестры входящих/исходящих документов со статусами).
• Сбор замечаний от экспертизы/Заказчика, внесение их в реестр, назначение ответственных за устранение.
• Содействие в предоставлении информации смежным специалистам, делегирование запросов ответственным лицам.
• Ведение внутренних заявок (канцтовары, техника и прочее), отслеживание статуса исполнения.
• Приём и обработка корреспонденции. Работа с входящей и исходящей почтой, регистрация документов, ведение журналов учёта, архивирование.
• Телефонная коммуникация. Приём звонков, распределение обращений между сотрудниками, фиксация сообщений для руководства.
• Делопроизводство. Подготовка проектов писем, приказов, служебных записок; контроль сроков исполнения поручений.
• Закупка и учёт расходных материалов. Канцтовары, бытовая химия, вода, продукты для кухни и т. п.; ведение остатков, планирование закупок, работа с поставщиками.
• Обслуживание офисной техники. Контроль исправности принтеров, МФУ, телефонов; организация обслуживания и ремонта, учёт расходных материалов (картриджей и т. д.).

• Опыт в аналогичной роли (административная поддержка, координация проектов, помощник руководителя) от 1 года.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Уверенное владение Word, Excel, Google Таблицы, PowerPoint, AutoCad (как преимущество).
• Умение структурировать и представлять информацию.
• Организованность, внимательность к деталям, ответственность.
• Приветствуется опыт работы в проектных или инженерных организациях.
• Наличие личного автомобиля.

• Полная занятость, офис в г. Тольятти.
• График: 5/2, с 8:00 до 17:00.
• Уровень заработной платы обсуждается по результатам собеседования.
• Дружный коллектив и возможность профессионального роста