Бизнес ассистент

Мы международное кадровое Агентство и онлайн-Академия персональных и бизнес-ассистентов "Smart and Talented" и уже на протяжении 10-ти лет подбираем самых классных ассистентов и секретарей нашим клиентам. И ты можешь найти работу мечты вместе с нами!

Сейчас мы ищем Senior бизнес-ассистента, который станет полноценным продолжением двух руководителей: генерального директора (собственника) и управляющего директора в производственную компанию в Нижнем Новгороде. Это не классическая административная позиция, а роль для человека с высокой скоростью мышления, самостоятельностью и способностью видеть задачи на несколько шагов вперёд.

Чем предстоит заниматься

Управление временем и коммуникациями (80% — бизнес-задачи):

• Полное ведение календарей двух руководителей: синхронизация расписаний, приоритизация встреч.

• Организация онлайн- и офлайн-встреч, протоколирование совещаний.

• Постановка и контроль исполнения поручений — вы будете «держать руку на пульсе» всех проектов.

• Контроль сроков выполнения задач подразделениями, подготовка и консолидация отчетности.

• Взаимодействие с юристами, финансовым блоком, подрядчиками и партнерами.

• Коммуникация с государственными структурами (опыт работы с госорганами — преимущество).

• Организация командировок, частичное сопровождение руководителей в поездках.

• Работа с договорами: проверка прохождения согласований, подготовка документов к подписи.

Личные поручения (преимущественно для генерального директора, 20%):

• Travel support: бронирование билетов, отелей, трансферов.

• Организация досуга, бронирование ресторанов, покупка билетов в театры и на мероприятия.

• Запись в медицинские учреждения, салоны красоты и другие сервисы.

• Заказ продуктов, организация бытовых вопросов квартиры и загородного дома.

Кого мы ищем

Обязательно:

• Опыт работы бизнес-ассистентом Senior уровня от 3 лет (опыт сопровождения первых лиц компаний обязателен).

• Опыт работы с двумя руководителями будет преимуществом.

• Желателен опыт в крупных компаниях с высоким уровнем деловой коммуникации.

• Опыт работы с документооборотом (1С Документооборот), договорами и административными процессами.

• Отличные организаторские способности, умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности .

• Высокий уровень самоорганизации, стрессоустойчивость, внимательность к деталям .

Инструменты:

• MS Office (Word, Excel, PowerPoint) — уверенное владение.

• 1С Документооборот (желательно).

• Современные сервисы для организации календаря, командировок и управления задачами.

Личные качества, которые мы ценим:

• Высокая скорость мышления и реакция — вы умеете принимать решения самостоятельно, не ждёте подсказок.

• Проактивность и предусмотрительность — видите ситуацию на несколько шагов вперёд, предотвращаете проблемы до их возникновения.

• Деликатность и тактичность — вы соблюдаете субординацию, умеете хранить конфиденциальную информацию.

Условия

• Зарплата: 200 000- 250 000 ₽ на руки .

• Оформление: по ТК РФ с первого дня.

• Формат работы: офис в Нижнем Новгороде. Для иногородних кандидатов — предоставление квартиры на период работы.

• График: 5/2, полный день. После 18:00 — на связи до 23 ч, возможны редкие поручения в выходные.

• Командировки: по России (1 раз в 2–3 месяца).
  

  Этапы отбора:

• Онлайн-оценка эксперта Smart & Talented.

• Интервью с HR-директором компании.

• Проверка службой безопасности.

• Интервью с генеральным директором и управляющим директором (онлайн/офлайн).

• Оффер.