Секретарь Проектов

Студия архитектуры и дизайна ElForma на рынке проектирования уже более 20 лет. Это энергичная и талантливая команда творческих профессионалов с хорошим вкусом и опытом успешной реализации частных, коммерческих и общественных объектов. На данный момент в команде более 150 человек, мы постоянно растем и расширяем географию проектов.

Мы ищем активного и организованного специалиста, который будет содействовать проектной команде в создании идеальной рабочей среды и обеспечении гладкого течения проектов.

Взамен можем предложить приятную атмосферу, ежедневное общение с талантливыми людьми и работу на первой линии современного дизайна.

Обязанности:

• Ведение делопроизводства, координация информационных потоков - сбор, обработка и представление информации;
• Подготовка необходимых таблиц и документов по заданию руководителя проекта/проектной команды;
• Проверка корректности и качественное редактирование оформления подготовленных документов, передаваемых руководителю проекта на подпись;
• Ведение и регулярное обновление реестров задач и статистики по ним;
• Ведение и регулярное обновление реестров участников проектов (заказчики, подрядчики, поставщики, прочие контрагенты);
• Ведение проектной почты (реестр писем), а также создание электронных и официальных писем, запросов и других документов + ответов авторам писем по поручению руководителя проекта;
• Ведение графика и подготовка совещаний проектной команды (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация) + ведение и оформление протоколов встреч и совещаний по необходимости;
• Оказание помощи руководителю проекта в осуществлении контроля соблюдения сроков выполнения задач всеми участниками проектной команды;
• Печать служебных материалов, необходимых для работы + введение текущей информации в банк данных по поручению руководителя проекта;
• Подготовка проектной документации к печати (по необходимости печать и брошюровка в соответствии с нормами).

Требования:

• Высшее образование, строительное или Архитектура/Дизайн будет Вашим преимуществом;
• Профильный опыт работы – координатором проектов, секретарем, помощником руководителя или офис-менеджером приветствуется;
• Знание основ делопроизводства + опыт ведения бумажного и электронного документооборота и стандартов составления деловой документации с использованием типовых форм;
• Опыт ведения деловой переписки (заказчики, подрядчики, команда), составления таблиц/ графиков/презентаций + опыт участия в деловых переговорах и протоколирования;
• Отличное владение ПК, знание MS Office, Яндекс- и Google-таблиц и правил эксплуатации офисной оргтехники (принтер, ксерокс, факс, плоттер, мини-АТС);
• Грамотная устная речь и письменная речь + опыт ведения деловой переписки;
• Умение работать с большими объемами информации в режиме многозадачности;
• Внимание к деталям, хорошая память и высокий уровень самоорганизации;
• Ответственность, исполнительность и умение работать одинаково эффективно как индивидуально, так и в команде;
• Знание основ этики и эстетики + живой интерес к индустрии дизайна и архитектуры.

Мы предлагаем:

• График работы 5/2 с 9.00 до 18.00 или с 10.00 до 19.00 (на выбор)
• Оформление по ТК РФ, Белая заработная плата.
• Обеспечение всеми, необходимыми для работы ресурсами.
• Комфортное рабочее место.
• Возможность работать удаленно или в формате "гибрид".
• Дружный коллектив.