Специалист по управлению документооборотом

ИООО «Капш Телематик Сервисиз» является дочерним предприятием международной группы компаний Kapsch, разработчика и поставщика интеллектуальных транспортных систем и решений в области взимания платы за пользование дорогами, управления движением, умной городской мобильности, безопасности движения и подключенных транспортных средств.

В Республике Беларусь наше предприятие является оператором БелТолл – национальной системы электронного сбора платы за проезд по платным дорогам в Республике Беларусь, созданной Kapsch в результате реализации инвестиционного проекта в рамках государственно-частного партнерства.

Мы приглашаем в свою команду Специалиста по управлению документооборотом с связи с планируемым замещением рабочего места (*перспективная вакансия).

Ключевая роль:

• Полный цикл сопровождения делопроизводства компании в соответствии с нормативными документами и действующим законодательством Республики Беларусь;
• Обработка поступающей корреспонденции, составление номенклатуры дел организации;
• Ведение архива в соответствии с нормативными требованиями законодательства о делопроизводстве в Республике Беларусь;
• Сопровождение посетителей, прием входящих звонков, выполнение задач в ответственности административно-хозяйственного отдела.

Обязанности:

• Обеспечение процессов делопроизводства организации в соответствии с Законом Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», а также иными нормативными инструкциями по делопроизводству в Республики Беларусь;

• Работа с нормативно-правовыми актами организации по вопросам делопроизводства;
• Разработка, внедрение и актуализация систем, классификаторов и шаблонов документов;
• Систематизация документов, их упорядочение, надлежащее хранение, своевременное уничтожение по истечении сроков хранения; оптимизация документооборота в соответствии с действующим законодательством;
• Составление описей дел для передачи документов на хранение, номенклатуры дел, актов об уничтожении документов;
• Содействие структурным подразделениям в проведении экспертизы ценности документов, формировании и оформлении дел для передачи в архив;
• Организация доступа структурных подразделений к хранящимся в архиве документам при обеспечении их сохранности;
• Сопровождение делопроизводства компании на корпоративном портале Elma365;
• Создание и актуализация электронного архива документов, поступающих от структурных подразделений;
• Выбор поставщиков и координация заказов услуг административно-хозяйственного отдела;
• Работа с документами и корреспонденцией, в том числе в дистанционно-комбинированном формате работы (прием, регистрация, сканирование, согласование документов с исполнителями, передача и контроль их подписания, отправка документов по Беларуси, а также международной почтой;
• Проведение закупок, прием и контроль качества поставляемых товаров для офиса и оказываемых услуг;
• Учет складских ТМЦ на конец месяца, предоставление данных в бухгалтерию; запрос о выставлении ЭСЧФ;
• Ежемесячное ведение реестров авансовых книжек;
• Оказание содействия юридическому отделу в части документооборота;
• Прием и распределение телефонных звонков, встреча, сопровождение и контроль пребывания посетителей, выдача пропусков сотрудникам и подрядным компаниям, ведение журнала о выдаче.

• Высшее профильное или смежное образование по специальности «Управление документами», «Архивное дело», «Делопроизводство»;
• Начинающий специалист с профильным образованием в сфере делопроизводства или специалисты с опытом работы в сфере ведения делопроизводства и управления архивом организации от 1 до 3 лет;
• Уверенный ПК пользователь (MS Office: Word, Excel, pdf);
• Умение работать с офисной техникой: принтер, сканер, факс, перфобиндер и др;
• Личностно-деловые качества: клиентоориентированность на высоком уровне, самостоятельность, порядочность;
• Знание английского языка на уровне А2-В1/pre-intermediate-intermediate. Умение читать и переводить документацию, навыки бизнес-корреспонденции;
• Дополнительно приветствуются: знания или небольшой опыт работы в системах электронного документооборота.

Условия:

• Полная занятость, пятидневная рабочая неделя, график работы с 09:00 до 18:00, в пятницу с 09:00 до 16:45;
• Рабочее место: офис Капш, г. Минск, ул. Кижеватова 8, рецепция;
• Срочный трудовой договор на время отсутствия основного работника до его выхода из декретного отпуска;
• Испытательный срок 3 месяца;
• Заработная плата в евро по курсу НБ РБ. Зарплатные ожидания и условия обсуждаются индивидуально с кандидатом на этапах интервью (телефонный первичный контакт и личное собеседование);
• Добровольное медицинское страхование после успешного прохождения испытательного срока;
• Материальная помощь в личных семейно-значимых событиях (например, свадьба, рождение ребенка);
• Командообразующие неформальные и деловые корпоративные мероприятия;
• Слаженный коллектив, корпоративная культура, способствующая подержанию здоровой рабочей атмосферы, продуктивности и взаимовыручки;
• Возможность корпоративного обучения или посещения профессиональных мероприятий за счет компании (посещений семинаров, вебинаров по профилю работы в целях поддержания и повышения профессиональной квалификации).