Специалист по документационному обеспечению и архиву

• Системность и педантичность — твоя главная суперсила (работа с реестрами, номенклатурой и архивами);

• Внимательность к деталям (каждая виза и подпись имеют значение);

• Умение работать с большим объемом документов в режиме многозадачности;

• Отличное знание законодательства РБ по делопроизводству;

• Грамотная устная и письменная речь;

• Опыт работы в банковской или лизинговой сфере, знание специфики договоров лизинга будет преимуществом.

Твои ключевые задачи:

* Организация полного цикла документооборота компании:

• Прием, регистрация и контроль исполнения входящей/исходящей корреспонденции (почта, электронная почта, СМДО) в Битрикс24 и системе СМДО;

• Ведение номенклатуры дел, формирование дел в соответствии с требованиями, контроль правильности хранения;

• Обработка почтовой корреспонденции: вскрытие, распределение по отделам, подготовка к отправке, взаимодействие с «Белпочтой» и курьерскими службами.

* Проверка, учет и контроль лизинговых досье (ключевой блок):

• Входной контроль лизинговых досье: проверка комплектности документов, поступающих от менеджеров после сделки;

• Ведение электронного реестра договоров лизинга (Excel/Google Sheets), актуализация данных;

* Архивное хранение: систематизация, инвентаризация, обеспечение сохранности лизинговых досье;

• Оперативный поиск и выдача документов из архива по запросам сотрудников, контроль своевременного возврата дел на место.

* Учет и контроль печатей/штампов и полиграфии:

• Организация заказа и уничтожения печатей/штампов, ведение Журнала их учета и выдачи;

* Страховые запросы (специфика автолизинга):

• Обработка запросов страховых компаний: регистрация в Битрикс24, подготовка и контроль отправки ответов в установленные законом сроки (включая дублирование на бумажном носителе);

• Мониторинг сроков действия полисов страхования служебных автомобилей и контроль своевременной оплаты страховых премий.

* Взаимодействие с госорганами и внешними организациями:

• Сканирование, копирование и заверение документов по запросам госорганов и Ассоциации лизингодателей;

• Подготовка сопроводительных писем, контроль отправки ответов в срок;

• Внутреннее консультирование сотрудников по вопросам делопроизводства и наличия документов в архиве.

* Сопутствующие административные функции (до 20% времени):

• Охрана труда: ведение журналов, актуализация ЛПА по ОТ, контроль закупки аптечек (ведение документации по ОТ);

• Ресепшн: подмена сотрудника на ресепшене в обеденный перерыв (1 час);

• Коммуникация с арендодателями и поставщиками услуг (сим-карты, рекламные конструкции).

• Взаимодействие с типографиями по заказу бланков, визиток и буклетов (включая региональные филиалы).

Требования к кандидату:

• Образование: высшее или среднее специальное (Делопроизводство, Документоведение, Юриспруденция, Экономика — приветствуется).

• Опыт работы: от 1 года на аналогичной должности. Обязательно знание специфики договорной работы.

• Навыки: отличное знание законодательства РБ по делопроизводству и архивному делу; работа в MS Office, Битрикс24, 1С:Документооборот или аналоги, СМДО.

Мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство согласно ТК РБ;

• Оклад + ежемесячные бонусы за выполнение KPI (отсутствие ошибок в регистрации, соблюдение сроков ответов, актуальность реестров);

• График работы 5/2 с 9:00 до 18:00;

• Комфортный современный офис в БЦ "Дельта" (ул. Тимирязева, 72);

• Работу в дружной, профессиональной команде без бюрократии;

• Корпоративное и внешнее обучение за счет компании;

• Стабильность и прозрачные KPI.

Как попасть в команду:
Откликайтесь на вакансию с актуальным резюме и напишите в сопроводительном письме почему вам нравится порядок в документах!